Vorhang auf fürs meisterlichste ERP
Das Kulturland Niederösterreich boomt. Zahlreiche Events und künstlerische sowie wissenschaftliche Kulturinstitutionen finden sich in der NÖ Kulturwirtschaft GesmbH (NÖKU-Holding) zusammengefasst. Aptean Austria implementierte für die NÖKU-Kulturbetriebe und -veranstalter eine einheitliche Planungs- und Controlling-Plattform, die die Organisation seitens der Kostenstellenverantwortlichen erleichtert, kongruente Strukturen garantiert und einen Gesamtüberblick der Holding auf die Tochtergesellschaften und deren Kulturinstitutionen ermöglicht.
Gerade der Kulturbetrieb bietet zahlreiche Herausforderungen, die über die üblichen Anwendungsfälle klassischer ERP-Systeme hinausreichen. So können sich Ausstellungen über zwei Wirtschaftsjahre ausdehnen oder Events wetterbedingt bzw. zu Pandemiezeiten auch coronabedingt ausfallen. Diese Konstellationen müssen ebenso im Soll-/Ist-Vergleich eines Budgets abgebildet sein wie auch differente Personalverrechnungsprozesse.
Famose Informationsdichte
Mit der seit Jahresbeginn 2020 im Echtbetrieb stehenden Aptean ERP rs2 Edition kann von den Mitarbeitenden nicht nur eine Mittelfristplanung vorgenommen werden, sondern auch Detailplanungen für einzelne Veranstaltungen. Dabei werden Versicherungs-und Transportkosten berücksichtigt, auch sind Budgetanpassungen möglich. „Als Controller besitze ich eine ausgezeichnete Informationsdichte. Während früher ein hoher Dokumentationsaufwand betrieben werden musste, um budgetäre Verhältnisse zu kennen, reicht heutzutage ein Knopfdruck für eine tagesaktuelle Wissenseinsicht in Einzelprojekte als auch für einen gesamten Überblick“, erklärt Prokurist Gremel.
Module & Features im Einsatz:
- Anlagenverzeichnis
- Buchhaltung
- Kostenrechnung
- IÜ-Rechnung
- Einkauf
- DMS
- Workflow
Einheitliche Prozesse
Jede Budgetverschiebung ist perfekt nachverfolgbar und die Anwender können ihre Änderungen selbst vornehmen. Der elektronische Beleglauf samt Freigabe erledigt sich innerhalb eines Tages. Einzelne Honorarnoten können zudem pro Event minutenschnell abgerechnet werden. „Der gesamte Ablauf erfolgt nun strukturierter, obwohl bei vielen Mitarbeitern der künstlerische Bereich im Zentrum ihrer Betrachtungsweise steht und weniger der technische Background“, so Andreas Gremel.
Lehrbuchartiges Projekt
Sehr überzeugt hat die Zusammenarbeit auch Projektpartner Mathias Simhandl von der P&I Personal & Informatik AG, der für die Personalverrechnung mit Zeitwirtschaft, Mitarbeiterportal und Personaleinsatzplanung zuständig war. Vor allem die unterschiedlichen Anforderungen samt abweichender Einsatzgebiete wie Museen,
Events, Theater und Administrationen waren für die via Schnittstelle integrierte Partnersoftware eine vielschichtige Aufgabenstellung.
Aptean Austria GmbH
Dorfstraße 67
5101 Bergheim