Von 0 auf ERP in nur 3 Monaten
LGA Landesgewerbeanstalt Bayern profitiert von schneller Time-to-Value und zahlreichen Best-Practice-Prozessen
Manchmal muss es einfach schnell gehen. Und manchmal muss es ganz schnell gehen. Nur drei Monate standen der LGA Landesgewerbeanstalt Bayern zur Verfügung, um eine neue ERP-Software einzuführen – inklusive branchenspezifischen Besonderheiten. KUMAVISION nahm die Herausforderung an.
Die LGA Landesgewerbeanstalt Bayern ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Hauptsitz in Nürnberg. Sie ist an weiteren 22 Standorten flächendeckend in ganz Bayern vertreten. Über 300 Mitarbeitende übernehmen Dienstleistungen wie bautechnische Beratungen, baustatische Nachweise und Prüfungen für öffentliche und private Auftraggeber. 2005 übernahm der TÜV Rheinland mehrere Unternehmensbereiche der LGA, darunter die LGA Bautechnik GmbH. Als sich 15 Jahre später die Möglichkeit bot, die Bautechnik wieder in die LGA einzugliedern, zögerten die Verantwortlichen nicht lange.
Enges Zeitfenster
Der Wechsel zurück zur LGA bedeutete aber auch einen Abschied von dem SAP-System, das der TÜV Rheinland konzernweit einsetzt. „Wir hatten nur ein kleines Zeitfenster, um für die LGA Bautechnik GmbH eine komplett neue IT-Landschaft aufzubauen. Eine moderne ERP-Software, die auch die Besonderheiten des Projektgeschäfts abbildet, war dabei unverzichtbar“, erinnert sich Elmar Bauernfeind, Leiter der Stabstelle Digitalisierung und Systeme der LGA. Im anschließenden Auswahlprozess konnte sich Microsoft Dynamics 365 Business Central klar durchsetzen. Die Herausforderung bestand nun darin, einen Microsoft-Partner zu finden, der Business Central kurzfristig einführen konnte und dabei auch eine Lösung für das Projektgeschäft im Portfolio hatte. „KUMAVISION war einer der ganz wenigen Partner, der sich das zugetraut hat und uns nicht nur durch die Branchenlösung für Projektdienstleister, sondern auch im persönlichen Kontakt voll überzeugt hat“, berichtet Bauernfeind. Für den ERP-Verantwortlichen und sein Projektteam war dabei klar: Verläuft die Einführung von Business Central bei der LGA Bautechnik GmbH erfolgreich, wechselt auch die LGA KdöR auf die neue Microsoft-Lösung.
Enge Zusammenarbeit
Bei der Einführung selbst arbeiteten die LGA und KUMAVISION eng in Workshops und Schulungen zusammen. Der offene, transparente Austausch auf Augenhöhe war für Bauernfeind dabei ein zentraler Erfolgsfaktor. Viele Themen konnten auf dem sprichwörtlichen kurzen Dienstweg geklärt werden. Der Live-Start der neuen ERP-Software erfolgte plangemäß zum damaligen Jahreswechsel. „Wir konnten nur deshalb eine so kurze Time-to-Value erreichen, weil KUMAVISION einerseits kompetente Mitarbeitende und andererseits zuverlässige Methoden und Tools für die Projekteinführung mitbrachte“, blickt Bauernfeind zurück. In den Monaten nach dem Live-Start konnten die Mitarbeitenden der LGA in einem wöchentlich stattfindenden Termin ihre Fragen rund um die neue ERP-Lösung stellen. „Das Format hat sich richtig bewährt. Wir treffen uns heute in längeren Abständen und können viele Punkte direkt in den Terminen klären.“
Kontinuierliche Optimierung
Für viele Unternehmen wäre das ERP-Projekt mit dem Live-Start abgeschlossen. Dies ist bei der LGA mitnichten der Fall. Die Körperschaft setzt auf eine kontinuierliche Optimierung von IT-Landschaft und ERP-System. Lösungen für Reisekosten, Kostenrechnung, Rechnungsverarbeitung und Controlling folgten nach und nach. Die Zielsetzung dabei ist klar: „Wir wollen unsere Mitarbeitenden mit einem modernen, digitalen Arbeitsplatz unterstützen und damit sowohl die Produktivität als auch die Zufriedenheit steigern“, erklärt Bauernfeind. Dazu trägt wesentlich die nahtlose ERP-Integration aller Lösungen bei. Alle Aufgaben lassen sich direkt in der ERP-Software erledigen, wobei die bekannte
Microsoft-Oberfläche die Anwender unterstützt. „Die Möglichkeit, Business Central mit Modulen verschiedener Microsoft-Partner einfach zu erweitern, war für uns ein wichtiges Entscheidungskriterium. Insellösungen und damit verbundene Datensilos bzw. Schnittstellenpro-bleme vermeiden wir damit konsequent“, so Bauernfeind. Entsprechend positiv fällt auch das Feedback der Mitarbeitenden aus, die die zeitgemäße Arbeitsumgebung besonders schätzen.
Elektronische Rechnungen
Bestimmte öffentliche Auftraggeber verlangen elektronische Rechnungen im Format der XRechnung. Auch diese lassen sich komfortabel direkt aus Business Central erzeugen. Bei der Einführung gab es indes einige unliebsame Überraschungen. Zwar ist die XRechnung standardisiert, in der Praxis zeigte sich aber, dass verschiedene öffentliche Stellen diesen Standard unterschiedlich auslegen. „Glücklicherweise konnten wir die erforderlichen Anpassungen relativ einfach vornehmen“, kommentiert Bauernfeind. Reibungslos verläuft dagegen die automatische Erfassung von Eingangsrechnungen sowie deren Verarbeitung in der ERP-Software mit der Erweiterung Document Capture, wobei auch Freigabeworkflows unterstützt werden. Die Finanzbuchhaltung wird damit von wiederkehrenden Routineaufgaben nachhaltig entlastet und hat direkten Zugriff auf alle Buchungen.
Projekte aller Art
Wertvolle Unterstützung im Projektgeschäft bieten schließlich die branchenspezifischen Funktionen und Workflows der KUMAVISION-Branchenlösung. Neben der Verwaltung von Projekten und Ressourcen spielt dabei das Controlling von Projekten eine wichtige Rolle. Denn viele Projekte laufen über einen Zeitraum von mehreren Monaten oder gar Jahren. „Die Projektbewertung, die Projektfortschritt und kaufmännische Betrachtung miteinander kombiniert, schafft echte Transparenz im Controlling. Dazu zählt auch die Bewertung teilfertiger Projekte sowie die darauf aufbauende Zwischenabrechnung“, berichtet Bauernfeind aus der Praxis.
Viele Aufgaben, eine Lösung, ein Ansprechpartner
Inzwischen ist Business Central bei der LGA flächendeckend eingeführt. Neben der schnellen Einführung überzeugt die LGA dabei das nahtlose Zusammenspiel aller Lösungen: „Wir sind in der Lage, unseren Gesamtprozess innerhalb von Business Central komplett abzubilden. Die Microsoft-Technologieplattform bietet dabei die ideale Basis für ein solches Modern-Workplace-Konzept“, fasst Bauernfeind zusammen. Für die LGA hat sich dabei die Vorgehensweise bewährt, die unterschiedlichen Lösungen schrittweise einzuführen und konsequent auf den jeweiligen Standard zu setzen. Denn in vielen Fällen zeigte sich, dass anfangs angedachte Anpassungen überhaupt nicht erforderlich waren. Besonders schätzt Bauernfeind, dass die KUMAVISION als ERP-Partner die Lösung inklusive Erweiterungen ganzheitlich betreut: „Es passt einfach perfekt, nicht nur fachlich, sondern auch auf der menschlichen Ebene.“
KUMAVISION AG
Oberfischbach 3
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