ERP-Systeme mithilfe einer Prozesslandkarte passgenau einführen

Bild 1: Prozesskette „Material bereitstellen“. 

Für eine schnelle und kostengünstige ERP-Einführung sollten Unternehmen ihre Prozesslandschaft gut kennen. In diesem Artikel wird nicht nur erörtert, wie die gesamte Prozesslandschaft überblickt werden kann, sondern auch wie die mit dem ERP-System abzudeckenden Prozesse sichtbar gemacht werden können.

Um ein ERP-System gut für das Unternehmen nutzbar zu machen, sollten die Geschäftsprozesse bekannt sein. Der Begriff „Prozess“ wird heute universell genutzt, dabei kann er in unterschiedlichen Detaillierungsgraden und aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, muss die eigene Sichtweise deutlich benannt werden. 

Geschäftsprozess vs. IT-Prozess 

Bei Geschäftsprozessen handelt es sich um eine repetitive Abfolge von Tätigkeiten in einer Abteilung bzw. einer Organisationseinheit zur Erzeugung eines Ergebnisses. Davon abgegrenzt muss der IT-Prozess betrachtet werden, der sich auf die Abbildung eines Ablaufs in einem informationstechnischen System fokussiert.

Ein IT-Prozess ist beispielsweise der P2P – „Purchase-to-Pay“-Prozess. Unter dieser Bezeichnung werden die in der IT abgebildeten Vorgänge von der Beschaffung über die Vertragsverwaltung bis hin zur Zahlungsabwicklung verstanden. P2P wird auch als End-to-End-Prozess bezeichnet, weil die Transaktionen durchgängig von Anfang bis Ende, also von Bestellung bis Zahlung, betrachtet werden.

Was ist eine Prozesslandkarte?

Um die Vielfältigkeit und die Verflechtung von Geschäftsprozessen zu verstehen, muss die gesamte Prozesslandschaft überblickt werden. Das Instrument zur Darstellung ist die Prozesslandkarte. Sie visualisiert, wie durch das unternehmensweite Zusammenspiel der Prozesse die Gesamtaufgabe des Unternehmens erbracht wird und kennzeichnet sich durch zwei Merkmale – die Einteilung in Prozessarten und die Darstellung des Zusammenspiels der Prozesse.

Eine Prozesslandkarte teilt die Geschäftsprozesse in folgende Prozessarten ein:

  • Wertschöpfungsprozesse
  • Managementprozesse
  • Supportprozesse

In der Fachliteratur finden sich andere Bezeichnungen für die Prozessarten, die sich jedoch in der beschriebenen Grundfunktion nicht wesentlich unterscheiden. 

Eine der größten Herausforderungen beim Erstellen der Prozesslandkarte ist die korrekte Zuordnung der Prozesse zu den drei Prozessarten. Dies fällt schwer, da ein Individuum an das funktionale Denken in Abteilungen gewohnt ist – ebenso wie den respektvollen Umgang mit den oben in der Hierarchie angesiedelten Organisationseinheiten. Das führt häufig dazu, dass deren Prozesse aus Rücksichtnahme einer falschen Prozessart zugeordnet werden. Hier ist es hilfreich, immer aus der Sicht des gesamten Unternehmens zu agieren und das Organigramm aus den Gedanken zu verbannen.

Darstellung des Zusammenspiels der Prozesse

Die Prozesse als solche zu identifizieren und in eine zeitlich-logische Folge zu bringen, stellt für viele Entwickler von Prozesslandkarten eine große Herausforderung dar.

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Simone Glitsch ist seit fast 30 Jahren im Prozessmanagement engagiert. Seit einigen Jahren leitet sie als fachlicher Coach große Unternehmen an, wie sie eigenständig ihre Prozesse unternehmensweit optimieren. In ihrem Buch „Geschäftsprozesse erkennen, verstehen und optimieren“ und ihrem Blog Prozessoptimierung-Sprung kombiniert sie Fachkenntnis mit ihrer umfangreichen Praxiserfahrung.

Simone Glitsch
Expertin für prozessorientierte Unternehmenstransformation
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