Die Bachofen AG bleibt mit KUMAVISION nah am Standard
Gut eingebettet
Als führender Distributor für industrielle Automation in der Schweiz liefert die Bachofen AG Komponenten rund um den Maschinen- und Anlagenbau. Mit Fachkompetenz berät das Unternehmen seine Kunden zudem bei der Auswahl passender Produkte. Schnelligkeit, Flexibilität und Know-how zeichnen die Bachofen AG aus. Taktgeber ist dabei die ERP-Branchenlösung für den technischen Großhandel von KUMAVISION auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Ein leistungsstarkes ERP-System ist die unabdingbare Basis für den Erfolg im Großhandel. Deshalb hat Bachofen schon immer großen Wert auf die Softwarelandschaft im Unternehmen gelegt. Schon seit dem Jahr 2007 versah eine Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV an den Standorten in Uster und Biel ihren Dienst. Wie damals üblich, wurde die Software in großem Umfang an die Prozesse im Unternehmen angepasst. „Wir haben über die Jahre das System laufend ausgebaut und angereichert“, berichtet Markus Helm, der als Mitglied der Geschäftsleitung den Bereich Finanzen und Dienstleistungen bei Bachofen verantwortet. Neben den Anpassungen an Workflows und Prozessen mussten auch Schnittstellen zu weiteren Systemen wie Dokumentenmanagement (DMS), Business Intelligence (BI) oder Webshop geschaffen werden. Dank großem Know-how im Unternehmen und guter Pflege lief diese Installation stabil und erfüllte auch die Bedürfnisse bei Bachofen. Dennoch war ein Umstieg auf eine zeitgemäße Branchenlösung unumgänglich: „Mit Windows 10 war unsere Lösung nicht mehr kompatibel und Windows 7 war aus dem Service ausgeschieden. Zudem wurde es immer schwieriger, die Schnittstellen zu pflegen“, erläutert Markus Helm die Gründe dafür, das alte System abzulösen.
So wenige Anpassungen wie möglich
Ein Update kam aufgrund der sehr individuellen Ausgestaltung nicht infrage. Deshalb fiel die Entscheidung bei Bachofen auf eine komplette Neueinführung. „Mit Microsoft Dynamics waren wir immer sehr zufrieden und es passt auch perfekt zu unserer Unternehmensgröße. Deshalb wollten wir dabei bleiben“, berichtet Markus Helm. Um nicht wieder in die Release-Sackgasse zu geraten, gaben die Verantwortlichen jedoch eine klare Devise aus: Standard. „Wir wollten so wenig individuelle Anpassungen wie möglich. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, dann muss dennoch die Releasefähigkeit gegeben sein“, beschreibt Markus Helm die Herangehensweise. Im anschließenden Evaluationsverfahren kristallisierte sich schnell heraus, dass die ERP-Branchenlösung der KUMAVISION für den Großhandel einfach passte: „Viele Punkte, die wir in der alten Lösung individuell programmiert hatten, waren in dieser Lösung schon enthalten – genau das haben wir gesucht“, so Markus Helm. Überzeugend fand er aber auch die Kompetenz der KUMAVISION Consultants in der Workshop-Phase: „Die wussten, wovon sie sprechen.“
Workflows designen ohne Programmierung
Da Bachofen schon über zehn Jahre mit einer Lösung auf Basis von Dynamics NAV gearbeitet hatte, waren die Prozesse des Unternehmens zu einem Großteil kompatibel mit den Abläufen in der Microsoft-Welt. Die neue Branchenlösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central deckte dabei den größten Teil der Anforderungen ab. Um individuelle Anpassungen – bis auf wenige Ausnahmen – zu vermeiden, setzten die Consultants der KUMAVISION ihre ganze Erfahrung ein. „KUMAVISION hat uns immer wieder aufgezeigt, wie wir Abläufe im Standard lösen können“, erinnert sich Markus Helm. Wenn es Anpassungsbedarf gab, leistete die von KUMAVISION mitgelieferte Workflow-Engine wertvolle Dienste. Prozesse, wie die Bonitätsprüfung oder Qualitätschecks am Wareneingang, ließen sich damit ohne individuelle Programmierungen gestalten. „Damit lassen sich sehr detaillierte Prozesse abbilden“, lobt Markus Helm.
Webshop deutlich schneller
Eine besondere Herausforderung in diesem Projekt war die Anbindung der umfangreichen Softwarelandschaft. Während Dynamics 365 die bisherige Workflow-Engine ersetzt und Teile des DMS durch neue Systeme abgelöst wurden, sollte grundlegende Software wie BI oder der Webshop fortgeführt werden. Insbesondere bei Letzterem befürchteten die Verantwortlichen bei Bachofen, dass die Anbindung zu Problemen führen könnte. Um das Risiko so gering wie möglich zu halten, wünschten sie sich, dass die notwendigen Anpassungen allein aufseiten des ERP-Systems vorgenommen werden. Eine Vorgabe, die KUMAVISION zur vollsten Zufriedenheit umsetzte: „Das hat wirklich sehr gut geklappt“, bestätigt Markus Helm. Wie schon mit dem alten System greift der Webshop auf aktuelle Daten aus dem ERP-System zu, sodass jeder Kunde aktuelle Bestände und individuelle Preise angezeigt bekommt. Allerdings läuft dank der neuen Schnittstelle alles schneller. „Die Performance hat sich hier massiv verbessert“, so Markus Helm.
Zusammenspiel von Office und ERP
Neben der ERP-Software führte Bachofen mit
KUMAVISION für die 120 User auch Microsoft 365 ein. Das Paket enthält neben dem Windows-Betriebssystem die bekannten Office 365-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint, Outlook, Exchange sowie die Collaboration-Lösung Microsoft Teams. Insbesondere von der Integration von Office 365 und Dynamics verspricht sich Bachofen deutliche Vereinfachungen in der täglichen Arbeit.
Außendienstanbindung über App
Eine einfachere Anbindung gibt es auch für den Außendienst. Über den Web Client oder eine Android-App können sich die Mitarbeitenden von ihren mobilen Endgeräten in das ERP-System einloggen und aktuelle Daten abrufen.
Der Umweg über eine Terminalanwendung ist nicht mehr erforderlich. Um einfache Verbindungen geht es auch beim komplexen Thema EDI. Hier sind bereits wichtige Kunden angebunden. Jedoch sieht Markus Helm noch große Entwicklungsmöglichkeiten: „Wir arbeiten mit KUMAVISION an einer weiteren Standardisierung, um neue Kunden einfacher und kostengünstiger anbinden zu können.“ Rückblickend ist Markus Helm mit dem Projekt zufrieden: „Wie bei Vorhaben dieser Größenordnung üblich, hatte auch dieses Projekt seine Ups und Downs“, erinnert er sich. Doch Kompetenz und Einsatz der Consultants, Projektleiter und Entwickler stimmten: „KUMAVISION war immer flexibel und hat uns gut begleitet.“
KUMAVISION AG
Oberfischbach 3
88677 Markdorf
Tel.: +49 7544 966-200
E-Mail:kontakt@kumavision.com
www.kumavision.com