Rund 8.500 User weltweit arbeiten bei der Bühler Group mit SAP S/4HANA, das Unternehmen gilt als einer der ersten Schweizer SAP-Kunden. Unternehmensintern bestand ein profundes Wissen im Hinblick auf die bislang verhandelten On-Premise-Verträge und man verfügte über sehr gute Erfahrungen mit der Verhandlung einzelnen Cloud-Verträgen. Neuland tat sich bei der Bewertung und Einschätzung des neu zu verhandelnden RISE-Vertrages auf. Bei den Verhandlungen zu dessen optimaler Ausgestaltung ließ sich das Unternehmen von der Uwe Werner IT Einkaufsberatung AG unterstützen.

„Unsere Position war, wenn für uns ein RISE-Vertrag gesamthaft günstiger sein sollte als die aktuelle Total Cost of Ownership, wären wir interessiert“, erklärt Vidor Kapy, CIO der Bühler Group. Verhandelt wurde ein sehr großes Portfolio, neben S/4HANA als ERP-Kern diverse Um-Systeme, darunter ein CRM-System, ein Pricing- und ein Lifecycle-Management-System, ein Business Warehouse, ein EWM-System und weitere.

Im RISE-Vertrag wurden die Herzstücke der SAP-Systeme zusammengefasst. Für die Verhandlungen musste das Unternehmen wissen, welche Richtlinien gelten und welche Spielräume es im Zuge der Verhandlung gab. So fiel die Entscheidung, ein externes Team aus Expertinnen und Experten zu beauftragen, dass sich mit allen Facetten und Dimensionen eines „RISE with SAP“-Vertrags auskennt.

Dazu Gründer und Geschäftsführer Uwe Werner: „Wir können jedem unserer Kunden mitteilen, was in einem RISE-Vertragswerk realisierbar ist. Aber wir sagen ihnen natürlich auch offen und ehrlich, welche Vorstellungen nicht funktionieren. Da wir immer eine große Zahl von Verträgen parallel verhandeln, haben wir einen guten Überblick, welche Positionen, Strategien und Preisvorstellungen funktionieren.“

Und Vidor Kapy ergänzt: „In dem Auswahlprozess hat das Team um Uwe Werner einen sehr guten Eindruck hinterlassen.“ Ein Argument für das Beratungsunternehmen war der enge Zeitplan, der einen hohen Grad an Pragmatismus verlangte.

Uwe Werner: „Unser Angebot und unser Geschäftsmodell ist, dass wir zum größten Teil ergebnisabhängig arbeiten. Wir lassen uns an unserem Erfolg messen, insbesondere an den Einsparungen, die wir erzielen. Damit geben wir den Kunden die Sicherheit, dass wir mit einer gemeinsamen Strategie, mit den vereinbarten Verhandlungspositionen gerade auf der kommerziellen Seite das Optimale herausholen.“

Es lässt sich festhalten, dass die im Rahmen der SAP-Vertragsverhandlungen erfolgte Einbindung des Teams von Uwe Werner, für eine stärker strukturierte und zielgerichtete Vorgehensweise sorgte.

Vidor Kapy: „Wir hätten sicher den ganzen Vertrag für uns verhandeln können und einen guten Preis bekommen. Aber wir hätten niemals die Gewissheit gehabt, alle Möglichkeiten ausgeschöpft zu haben.“ Resümee des CIOs: „Kommerziell sind wir sicher besser gefahren, insbesondere bei der Stückliste. Da haben wir viel mehr herausgeholt, auch bei einzelnen Klauseln, die wir vorher nicht kannten. Hier ist aus meiner Sicht der Mehrwert unserer Zusammenarbeit mit der Uwe Werner IT Einkaufsberatung AG – denn das Gesamtpaket stiftet den Nutzen.“