Weltweit vernetzt
RFID-Hersteller Elatec führt mit KUMAVISION eine international einheitliche ERP-Umgebung ein
Die optimale Verbindung von Service, Hardware und Software: Bei dem RFID-Technologieexperten Elatec kommt alles aus einer Hand. Ob Secure-Printing-Anwendungen, Flottenmanagement oder Ladestationen: Für nahezu jede Branche bietet das in Puchheim ansässige Unternehmen innovative Lösungen zur kontaktlosen Lokalisierung und Authentifizierung. Nachdem zwei neue Standorte in den USA und China aufgebaut wurden, war es an der Zeit für eine Baseline, eine international einheitliche ERP-Umgebung mit länderspezifischen Ausprägungen. In Zusammenarbeit mit KUMAVISION hat Elatec diese eingeführt und profitierte so von weltweit identischen Standards, einer vereinfachten Konsolidierung, einem standortübergreifenden Dokumentenmanagement und effizienteren Workflows und Prozessen.
Die Elatec GmbH ist ein weltweit führender Anbieter von Lösungen rund um RFID-Lese- und Schreibmodule mit kurzer Reichweite, die sich mit über 60 Transpondertechnologien verknüpfen lassen. Einen weiteren Schwerpunkt bilden mobile Zugangsberechtigungen. Dafür stellt Elatec sowohl das Lesegerät als auch den Transponder in Form einer eigenen App zur Verfügung. Auf diese Weise können iOS- und Android-Geräte direkt mit RFID-Readern kommunizieren – für eine einfache und sichere Authentifizierung. Bei allen Anwendungen setzt der Technologiehersteller auf individuelle Lösungen und hohe Sicherheitsstandards. Mit 110 Mitarbeitenden an weltweit 17 Standorten ist Elatec global aufgestellt und kann auf diese Weise Kunden bestmöglich unterstützen. Um die steigende Nachfrage zu bedienen, wurde 2018 zudem eine Niederlassung in China gegründet und 2020 die Produktion in den USA gestartet.
Blickrichtung Zukunft
Bereits seit vielen Jahren setzt Elatec Microsoft Dynamics ein. Um für die Anforderungen der Zukunft gewappnet zu sein, entschied man sich für die Umstellung der ERP-Software von NAV 2016 auf die aktuellste Version. Der passende Partner für dieses Projekt war schnell gefunden: Über eine Empfehlung wurde Elatec auf KUMAVISION aufmerksam. Im Auswahlprozess konnte der ERP-Spezialist dann mit seiner langjährigen Erfahrung bei internationalen Projekten und der umfassenden Beratungskompetenz überzeugen. „Uns war sofort klar: Mit KUMAVISION können wir unser System unkompliziert und ohne viel Zeitaufwand umstellen“, erklärt Thomas Graf, Head of IT Services & Processes bei der Elatec GmbH. Dass Elatec mit dieser Einschätzung richtig lag, zeigt die sehr kurze Zeitspanne von nur 3 Monaten zwischen Auftragserteilung und Live-Going. „Von Anfang an verlief die Zusammenarbeit sehr ergebnisorientiert. Die räumliche Nähe war dabei auch von Vorteil – so konnten wir uns auch persönlich treffen. Und dank digitaler Kommunikationslösungen wie Microsoft Teams waren die Abstimmungen mit den Vertriebspartnern in China und den USA ebenso einfach möglich. Besonders von den kurzen Reaktionszeiten waren wir sehr positiv überrascht.“
Global aufgestellt
Der Aufbau von zwei neuen Niederlassungen erfordert viel Manpower. Dass Elatec in dieser arbeitsintensiven Phase den Aufbau der internationalen Baseline in kompetente Hände geben konnte, war daher eine willkommene Unterstützung, denn es gab viel zu tun: Bislang hatten die Mitarbeiter am Standort USA mit einem eigenen ERP-System gearbeitet, was einen hohen Abstimmungs- und Zeitaufwand bei der unternehmensweiten Zusammenarbeit mit sich brachte. Das formulierte Ziel: Prozesse zu automatisieren, transparente Auswertungen zu erhalten und Ressourcen zu bündeln. Bei der Einführung der Baseline setzte KUMAVISION auf ein stufenweises Vorgehen, bei dem das neue Konzept in enger Abstimmung mit der Zentrale in Deutschland erarbeitet und umgesetzt wurde. Erst dann erfolgte die Umstellung der ERP-Software in den USA und die Neueinführung in China. „Auf diese Weise haben wir sichergestellt, dass alle Prozesse einheitlich sind“, ergänzt Graf. Eine besonders große Herausforderung stellte dabei die Buchhaltung dar, die der jeweiligen Landesgesetzgebung entsprechen muss und aufgrund dessen einen hohen Abstimmungsaufwand mit sich brachte. „Bei der Umsetzung mussten wir nicht nur technische, sondern auch strukturelle Faktoren beachten – hier hat sich die geballte Erfahrung von KUMAVISION im internationalen Umfeld besonders ausgezahlt“, so Graf.
Automatisierte Prozesse
Mussten viele Prozesse früher manuell erledigt werden, profitieren die Mitarbeiter nun dank eines einheitlichen, standortübergreifenden Systems von automatisierten Prozessen – sei es bei Freigabe-Workflows, Bestellungen oder der Datenübermittlung für Auswertungen. So wurde beispielsweise durch Schnittstellen zu Drittlösungen der Aufwand für die Konsolidierung um 80 % verringert und dank der Business-Intelligence-Lösung Power BI können Auswertungen in Zukunft mit nur wenigen Klicks erstellt werden – und das unternehmensweit. Ein besonders schöner Nebeneffekt: Bei der Implementierung konnte der Budget- und Zeitrahmen eingehalten werden.
Partnerschaftliche Zusammenarbeit
Die Daten werden aktuell noch auf Servern direkt bei der Unternehmenszentrale in Deutschland vorgehalten, zukünftig will Elatec jedoch in die Cloud umziehen. „Zudem digitalisieren wir auch unsere Dokumentenablage“, wirft Graf einen Blick in die Zukunft. Geplant ist die Einführung eines rechtebezogenen Archivierungssystems sowie eine automatisierte Belegerfassung mit der Dynamics-Erweiterung Document Capture. „Wir sind froh, dass wir mit KUMAVISION einen verlässlichen und kompetenten Partner gefunden haben, der uns beim Ausrollen des Baseline-Systems umfassend unterstützt hat und uns auch in Zukunft bei der Weiterentwicklung unterstützt“, fasst Graf zusammen. „Wir freuen uns schon jetzt auf die weitere Zusammenarbeit“.
KUMAVISION AG
Oberfischbach 3
88677 Markdorf
Tel.: +49 7544 966-200
E-Mail:kontakt@kumavision.com
www.kumavision.com