Gold-Standard
Hoffrichter setzt auf KUMAVISION Best-Practice-Prozesse für die Medizintechnik
Ob dauerhafte oder temporäre Beatmung, ob Einsatz in Kliniken, Heimen oder Zuhause, ob invasiv oder non-invasiv: Die Beatmungsgeräte der Hoffrichter Medizintechnik zeichnen sich durch maximale Flexibilität und kompromisslose Qualität aus. Flexibilität und Qualität waren auch die Kriterien, die Hoffrichter an die neue ERP-Software stellte. Denn der Schweriner Medizintechnik-Fertiger wollte auf individuelle Anpassungen durchgehend verzichten.
Die Zeit war reif für einen Wechsel der ERP-Software bei der Hoffrichter Medizintechnik, die zur Orbisana Healthcare Gruppe gehört. Die bisherige Lösung stieß an ihre Grenzen und war durch viele Individualentwicklungen gekennzeichnet. Zudem hatte der Hersteller Wartung und Weiterentwicklung abgekündigt. „Um unsere technischen Schulden abzubauen und die IT auf eine zukunftssichere Basis zu stellen, war für uns die Einführung einer Standard-Software für die Medizintechnik alternativlos“, erklärt Andreas Bähren, IT-Leiter der Orbisana-Gruppe. Mit der strategischen Entscheidung für eine Standard-Software verband der Medizintechnik-Spezialist das Ziel, jederzeit updatefähig zu bleiben, hohe Kosten für individuelle Anpassungen zu vermeiden, den Betrieb der Software zu vereinfachen und gleichzeitig den Zeitaufwand für die ERP-Einführung drastisch zu reduzieren.
Vorteil Best-Practice
„Wenn wir eine Branchensoftware für die Medizintechnik einführen, müssen die mitgelieferten Standardprozesse eine so hohe Qualität aufweisen, dass keine Anpassungen mehr erforderlich sind“, bringt Bähren das zentrale Auswahlkriterium auf den Punkt. Obwohl Orbisana im Bereich Rezeptabwicklung bereits die KUMAVISION-Branchensoftware für Sonstige Leistungserbringer einsetzt, evaluierte Hoffrichter ergebnisoffen mehrere ERP-Systeme für die Medizintechnik. Gesetzt war dabei lediglich die technologische Basis Microsoft Dynamics 365, die perfekt die Anforderungen des mittelständischen Unternehmens abdeckte. Für die KUMAVISION-Branchensoftware medtec365 sprachen schließlich die Qualität der über 400 Best-Practice-Prozesse für die Medizintechnik sowie die positive Zusammenarbeit mit anderen Orbisana-Bereichen. Auch wirtschaftlich überzeugte das Angebot.
Nur fünf kleinere Anpassungen
Um das Ergebnis vorwegzunehmen: Über alle Unternehmensbereiche hinweg waren bei Hoffrichter nur fünf kleinere Anpassungen an der KUMAVISION-Branchensoftware erforderlich. Die Einführung war für den Medizintechnikspezialist ebenso ein Technologie- wie ein Change-Projekt. Eine kritische Auseinandersetzung mit den bisherigen Abläufen und eine Neuorientierung an den Best-Practice-Prozessen war dabei ausdrücklich erwünscht. Anfängliche Bedenken wurden durch die neuen Möglichkeiten für die Mitarbeitenden schnell ausgeräumt. „Wir haben die Standardprozesse der Branchensoftware in den unterschiedlichen Fachbereichen geschult und mit dem Status-quo verglichen. Dabei haben wir schnell gemerkt, dass mit der neuen Software vieles benutzerfreundlicher und schneller geworden ist. Die Einführung der KUMAVISION-Lösung hat viele Abläufe unserer komplexen Prozesslandschaft deutlich verschlankt“, berichtet ERP-Projektleiter Sascha Altgeld. Besonders schätzt er das hohe Maß an Transparenz, das die Branchensoftware über die gesamte Wertschöpfungskette schafft sowie das damit verbundene tiefe Verständnis für das Ineinandergreifen der Geschäftsprozesse.
Virtuelle Hausführung
Die Einführung selbst erfolgte mitten in der COVID-Pandemie. Der Verzicht auf Vor-Ort-Termine zugunsten von Online-Meetings mit Microsoft Teams kostete zu Beginn doch eine gewisse Überwindung auf allen Seiten. Allerdings zeigten sich auch konkrete Vorteile: Die deutschlandweit verteilten Projektteams konnten Meetings und Workshops viel einfacher planen, da aufwendige Reisen zum Standort Schwerin wegfielen. Die auf kürzere Blöcke aufgeteilten Schulungen wurden aufgezeichnet und werden heute zum einfachen Onboarding neuen Personals eingesetzt. Für KUMAVISION ist ein umfassendes Verständnis des jeweiligen Kunden eine Grundvoraussetzung für jedes Projekt. Um die spezifischen Anforderungen von Hoffrichter besser zu verstehen, veranstaltete der ERP-Projektleiter eine virtuelle Führung per Smartphone-Kamera durch das Unternehmen und die Besonderheiten in den Bereichen. Da das beteiligte Team bei Hoffrichter über viel Erfahrung mit Microsoft Dynamics 365 verfügt, konnte es viele Aufgabenpakete wie etwa die Migration der Bestandsdaten oder die Einrichtung der Finanzbuchhaltung selbst übernehmen. „Alle zusammen haben das Projekt richtig gut gerockt“, blickt Bähren zurück. „Entscheidend für den Erfolg war, dass die Projektleiter auf beiden Seiten die Mitarbeitenden super motiviert haben und jederzeit ansprechbar waren.“
Mehrstufige Fertigung
Hoffrichter steuert mit der ERP-Software von KUMAVISION das gesamte Unternehmen. Hervorzuheben ist dabei die mehrstufige Fertigung. Hoffrichter arbeitet hier mit zahlreichen Komponenten und Baugruppen, die ihrerseits wieder in verschiedenen Produktlinien zum Einsatz kommen. Ein Tochterunternehmen in Shanghai dient dabei als verlängerte Werkbank. Bei jeder Stufe kommen eigene Stücklisten und Arbeitspläne zum Einsatz, die über Artikelnummern verknüpft sind. „Die Branchensoftware bildet unsere komplexe Fertigung sehr transparent und nachvollziehbar ab. Wir sind damit in der Lage, unsere Ressourcen optimal einzusetzen und auch Besonderheiten für den Export automatisiert zu berücksichtigen“, erklärt Altgeld. Länderspezifische Versionen bauen auf den Basis-Geräten auf, Sprache, Dokumentation, Stromversorgung sowie weitere regulatorische Anforderungen werden in der Branchensoftware verwaltet. Die Reparatur von defekten Geräten wird über das Service-Modul der KUMAVISION-Lösung gesteuert – inklusive Kostenvoranschlägen und Dokumentation der Reparatur.
Integrierte QM-Lösung
Als Unternehmen im regulierten Umfeld muss Hoffrichter zahlreiche nationale wie internationale Normen beachten. Die Branchensoftware bietet dazu eine umfassende Unterstützung in den Bereichen Qualitätsmanagement, -sicherung und -kontrolle. Neben Funktionalitäten wie einer mehrstufigen Serien- und Chargennummernverfolgung (Stichwort Gerät im Gerät) sind die Abwicklung von Reklamationen, die Ableitung von daraus resultierenden FMEA-Maßnahmen sowie die Compliance-konforme Dokumentation direkt in der Branchensoftware möglich. „KUMAVISION deckt einen Großteil unserer Anforderungen zu Compliance und Validierung ab. Sicher, eine zusätzliche QM-Lösung könnte noch einzelne weitere Punkte abdecken, aber wir sehen dazu derzeit nicht die Notwendigkeit“, kommentiert Altgeld. Bei der Validierung des Unternehmens konnte die neue Lösung ihre Leistungsfähigkeit bereits erfolgreich unter Beweis stellen. „Wir legen großen Wert auf Compliance. Die Prüfer waren regelrecht begeistert, was wir in diesem Bereich alles unternehmen und wie wir diese Themen in der Branchensoftware dokumentieren und auswerten.“
Zahlreiche Synergien
„Die Einführung der Branchensoftware hat uns richtig nach vorne gebracht. Einerseits bleiben wir dank der Orientierung am Standard jederzeit updatefähig, andererseits haben wir die Qualität der Prozesse deutlich verbessert“, resümiert Bähren. Wir arbeiten heute mit klar strukturierten, standardisierten Prozessen, die die Transparenz in allen Unternehmensbereichen gesteigert hat“, schließt Altgeld.
KUMAVISION AG
Oberfischbach 3
88677 Markdorf
Tel.: +49 7544 966-200
E-Mail:kontakt@kumavision.com
www.kumavision.com