Die Frage, ob Unternehmen ältere IT-Systeme aktualisieren oder anpassen wollen, stellt sich in vielen Fällen nicht mehr – Entscheider stehen längst unter Zugzwang und sehen sich mit komplexen Herausforderungen konfrontiert. Auslöser sind unter anderem neue Geschäftsanforderungen, Produkt-Roadmaps auf Anbieterseite oder Ablaufdaten für den Support. Hinzu kommt der erhebliche Kostenfaktor.
In vielen Fällen ist die technologische Ausgangslage durch jahrzehntelang gewachsene Systemlandschaften geprägt. Dazu gehören oft zahlreiche Eigenentwicklungen, inkonsistente Datenmodelle und Workarounds außerhalb offizieller Systeme. Diese inoffiziellen Prozesse schließen dann beispielsweise Excel-Tabellen oder manuelle Zwischenlösungen mit ein und erhöhen nicht nur das Risiko bei der Migration, sondern erschweren auch eine transparente Bewertung des Status quo.

Derzeit treiben viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz die Modernisierung ihrer ERP-Landschaften aktiv voran. Eine aktuelle Branchenumfrage [1] zeigt, dass Modernisierungsinitiativen zu den wichtigsten Prioritäten von Unternehmen zählen. Gleichzeitig sind sie mit einem hohen Aufwand verbunden und erfordern neben der richtigen Strategie auch fundierte Einblicke in die IT, um den hohen eigenen Erwartungen gerecht zu werden. Gerade in der frühen Projektphase zeigt sich häufig eine Lücke zwischen strategischem Anspruch und operativer Realität: Ohne Transparenz über bestehende Abläufe ist es schwierig, Prioritäten zu setzen und Risiken realistisch einzuschätzen.

Weichenstellung für die Transformation

Mithilfe von Prozessintelligenz lassen sich Fehlentscheidungen schon in diesem frühen Stadium vermeiden. Die Technologie vernetzt alle Systeme und Prozesse eines Unternehmens miteinander und schafft so ein einheitliches Verständnis davon, wie Unternehmensprozesse in der Realität aussehen, wie sie iandergreifen und wo Verbesserungspotenzial besteht. Sie basiert auf Process Mining, einem Ansatz, der Daten aus unterschiedlichen internen und externen Quellsystemen miteinander verbindet – beispielsweise aus ERP-, CRM- oder Beschaffungssystemen – und so ein transparentes und ganzheitliches Abbild der realen Geschäftsabläufe erzeugt. Prozessintelligenz reichert die Erkenntnisse Prozesse und somit eine gemeinsame Sprache zwischen allen Abteilungen.

Strategiewahl

Auch die Wahl der Migrationsstrategie ist von entscheidender Bedeutung. Trotz unterschiedlicher Bezeichnungen bleibt das Kernkonzept hinter den Varianten Brownfield, Greenfield und Bluefield gleich: Es geht um die Balance von Effizienz, Innovation und Kontrolle. Jede Strategie bringt jedoch eigene Chancen und Risiken mit sich.

Die wichtigsten Unterschiede im Überblick:

• Brownfield: Hierbei handelt es sich um eine „Lift-and-Shift“-Migration, bei der die bestehende Konfiguration sowie bereits vorhandene Daten in eine neue Umgebung übernommen werden. Diese Methode ist oft schneller, aber zugleich weniger disruptiv, da bestehende Prozesse und Legacy-Code beibehalten werden. Ein „Smart Brownfield“-Ansatz umfasst neben einer gezielten Vereinfachung auch die Bereinigung veralteter Codes und Daten sowie die mögliche Integration ausgewählter neuer Funktionen.
• Greenfield: Bei diesem Ansatz wird eine vollständige Neuimplementierung von IT-Systemen durchgeführt und das neueste „Out-of-the-Box“-Design eingeführt, um die modernsten Technologien nutzen zu können. Es handelt sich um einen technologischen Neuanfang. Dies ist ideal für Unternehmen, die Innovation priorisieren. Aufgrund der damit verbundenen großen Veränderungen ist jedoch ein umfangreiches Change-Management erforderlich, sowohl in der IT-Organisation als auch im Prozessmanagement. Dies betrifft beispielsweise Zuständigkeiten, Abläufe und Systemverantwortungen. Viele Unternehmen entscheiden sich daher für „Smart Greenfield“: Dabei werden Anpassungen vorgenommen, die die Geschäftsanforderungen unterstützen und gleichzeitig Innovationsprozesse fördern. Dazu zählen beispielsweise branchenspezifische Erweiterungen, angepasste Workflows oder zusätzliche Schnittstellen zu Drittsystemen.
• Bluefield: Dieser hybride Ansatz kombiniert Elemente aus Brownfield und Greenfield. Er verbindet die Stabilität des bestehenden Systems mit einem zukunftsorientierten Design. So ermöglicht er eine bessere Kontrolle darüber, welche Daten und Prozesse übernommen werden und welche nicht. Dieser Ansatz ist zwar sehr flexibel, verlangt aber auch mehr Kontrolle und Zeit.

Grundsätzlich gilt: Es gibt keine allgemeingültige Herangehensweise. Welcher Ansatz im konkreten Anwendungsfall am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen beispielsweise die Gegebenheiten im jeweiligen Unternehmen, der aktuelle Zustand der Prozesse oder das Maß an Anpassungsfähigkeit, das eine Organisation aufbringen kann, ohne ihre Geschäftskontinuität zu gefährden.