Process Mining im Mittelstand – Risiken und Herausforderungen bei der ERP-Auswahl
Ein praxisorientierter Leitfaden (Teil 1)
In diesem Beitrag werden die Risiken und Herausforderungen bei der Auswahl und Beratung von ERP-Lösungen in einem Unternehmen erörtert. Von der Identifizierung der Notwendigkeit einer neuen ERP-Lösung bis zur Auswahl des richtigen Anbieters werden die verschiedenen Phasen eines ERP-Projekts und die damit verbundenen Risiken dargestellt.
Ein Unternehmen muss zunächst feststellen, ob eine neue ERP-Lösung erforderlich ist. Fehlentscheidungen in dieser Phase können zu unnötigen Kosten und Ressourcenverlusten führen. Hierbei bestehen vor allem folgende Risiken:
- Fehleinschätzung des Bedarfs
- Nichtberücksichtigung der Unternehmensstrategie
- Unzureichende Analyse der aktuellen Systeme
Um die Notwendigkeit einer neuen ERP-Lösung zu ermitteln und die Risiken in diesem Prozess zu minimieren, sollten Unternehmen einen strukturierten Ansatz verfolgen. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte, Tabellen, Vergleiche und Grafiken beschrieben, die dazu beitragen können, diese Entscheidung fundiert zu treffen.
Tabelle 1: Bestandsaufnahme der aktuellen Systeme.
| System | Funktion | Bewertung: Effizienz | Bewertung: Effektivität |
| … | … | … | … |
Identifizierung von Schwachstellen und
Verbesserungspotenzialen
Nach der Bestandsaufnahme sollten Schwachstellen und Verbesserungspotenziale identifiziert werden. Dies kann durch die Befragung von Mitarbeitern, die Analyse von Leistungskennzahlen (KPIs) und die Bewertung von Markttrends erfolgen.
Bestandsaufnahme der aktuellen Systeme
Zunächst sollte eine vollständige Bestandsaufnahme der bestehenden IT-Systeme und Geschäftsprozesse durchgeführt werden. Dazu gehört auch eine Bewertung der Effizienz und Effektivität dieser Systeme.
Tabelle 2: Schwachstellen und Verbesserungspotenziale.
| Bereich | Schwachstellen | Verbesserungspotenzial |
| Geschäftsprozess: | … | … |
| IT-System: | … | … |
Definition des Projektumfangs (Scope)
Der Umfang eines möglichen ERP-Projekts sollte klar definiert werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden. Eine Liste von In-Scope- und Out-of-Scope-Elementen hilft dabei, den Rahmen des Projekts abzugrenzen.
Tabelle 3: Projektumfang.
| In-Scope-Elemente | Out-of-Scope-Elemente |
| … | … |
Kosten-Nutzen-Analyse
Eine Kosten-Nutzen-Analyse oder Return of Investment (ROI)-Analyse hilft dabei, die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit einer neuen ERP-Lösung zu bewerten. Sie vergleicht die geschätzten Kosten für die Einführung und den Betrieb der Lösung mit den erwarteten finanziellen und operativen Vorteilen.
Erstellung einer Entscheidungsvorlage für die Geschäftsleitung
Die gesammelten Informationen sollten in einer Entscheidungsvorlage für die Geschäftsleitung zusammengefasst werden. Diese sollte eine klare Empfehlung enthalten, ob eine neue ERP-Lösung notwendig ist oder nicht, basierend auf den ermittelten Schwachstellen, dem Projektumfang und der Kosten-Nutzen-Analyse.
Durch die Anwendung dieses strukturierten Ansatzes können Unternehmen die Notwendigkeit einer neuen ERP-Lösung systematisch bewerten und Entscheidungen treffen, die auf einer soliden Analyse basieren. Dies minimiert die Risiken von Fehlentscheidungen und unnötigen Kosten und Ressourcenverlusten.
Priorisierung von Anforderungen
Nachdem die Notwendigkeit einer neuen ERP-Lösung festgestellt wurde, ist es wichtig, die Anforderungen an das System zu priorisieren. Dies kann durch die Erstellung einer Gewichtungstabelle erreicht werden, in der die verschiedenen Anforderungen nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen eingestuft werden.
Tabelle 4: Priorisierung von Anforderungen.
| Anforderung | Gewichtung | Begründung |
| … | … | … |
Marktforschung und Anbieterbewertung
Unternehmen sollten eine gründliche Marktforschung durchführen, um potenzielle ERP-Anbieter zu identifizieren, die den festgelegten Anforderungen entsprechen. Die Anbieter sollten anhand von Kriterien wie Funktionsumfang, Branchenerfahrung, Kosten und Kundenzufriedenheit.
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Dr. Harald Dreher ist Inhaber von Dreher Consulting. Seit über 30 Jahren berät er den deutschen Mittelstand zu den Themen ERP-Auswahl, Prozessoptimierung und Digitalisierung. Sein Beraterteam hilft, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen in der Medizintechnik, dem Handel und der Produktion zu steigern.
Dr. Harald Dreher
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