ERP-Projekte: Dies ist (k)ein Projektmanagement-Guide!

Projektmanagement ist weitaus mehr als eine rein wissenschaftliche Thematik. Kreativität, logisches Denken und die Fähigkeit, Menschen für ein Thema zu begeistern, sind mindestens genauso wichtig wie die Kompetenzen, die im Rahmen eines Management-Studiums oder in Fortbildungen erworben werden können. Die Anwendung von Managementmethoden und -techniken hilft nur begrenzt, da es in erster Linie um die Menschen und die Zusammenarbeit mit ihnen geht. Die Aufgabe der Projektarbeit ist es, Menschen bei all den fachlichen Herausforderungen in die Lage zu versetzen, ihren Aufgaben gerecht zu werden. Kann ein Projektteam für eine Aufgabe begeistert werden, wird die Lösung am Ende bei größtmöglicher Qualität höchste Akzeptanz erhalten. Im Rahmen dieses Aufsatzes soll mehr geliefert werden als eine Sammlung an Methoden und Techniken (Tools). Daher wird – wenngleich nicht völlig toolfrei – auf die Soft Skills und abstrakten Inhalte eingegangen.

Die Aufgabe/das Projekt

Zur Definition eines Projektes beschreibt das Project-Management Institute (PMI) ein Projekt als „ein zeitlich definiertes und begrenztes Vorhaben mit dem Ziel, ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu schaffen [2].“ Es ergeben sich für die Betrachtung eines Projektes verschiedene Parameter, die je nach Projektauftrag und Organisation zwar unterschiedlich wichtig ausfallen können, folgende Parameter lassen sich jedoch stets vorfinden:

Zeit: Gliederung des Projektes in die drei Phasen Entstehung, Durchführung und Projektabschluss bzw. Betrieb

• Die Ursachen eines Projektes entstehen durch die Betrachtung einer Organisation, beispielsweise unter Zuhilfenahme der PESTEL-Analyse. PESTEL als Akronym steht für Political, Ecolo-Liz, Social, Technological, Ecological und Legal. Dabei ergibt sich häufig die Ursache des technischen Fortschrittes. Wenn Softwarelösungen eingesetzt werden, existieren immer verschiedene Releases. Hersteller müssen hierfür Wartungszeiträume anbieten. Wenn das jeweilige Wartungsende erreicht wird, ergeben sich automatisch verschiedene IT-Projekte. Dabei muss eine komplexe ERP-Systemlandschaft genauso im Rahmen eines Projektes gewechselt werden wie beispielsweise das Betriebssystem des Firmenrechners.
• Projekte verfügen über einen Startzeitpunkt. Dieser wird im Normalfall durch den sogenannten Kick-off zeitlich fixiert, der dazu dient, den Projektbeteiligten Inhalte und Strukturen vorzustellen. Dem Projekt geht hierfür eine konstituierende Phase voraus, in der der Projektauftrag und die Projektstrukturen geklärt werden.
• Das Ende eines Projektes wird gekennzeichnet durch die Übergabe des Projektergebnisses an eine Betriebsorganisation oder den Endkunden. Nach dieser Übergabe werden Projektdokumentationen geschlossen und Projektstrukturen aufgelöst, sofern diese nicht wieder für vergleichbare Folgeprojekte benötigt werden.

Begrenztes Vorhaben

• Ein gut geführtes Projekt zeichnet sich dadurch aus, dass direkt zu Beginn der Inhalt basierend auf dem Auftrag erarbeitet und schriftlich fixiert wird. Dies bedeutet nicht, dass es später zu keinen Ergänzungen kommen darf, doch ist ein vage gehaltener Projektauftrag nicht selten die Ursache für spätere Änderungsbedarfe, die sowohl die Begrenzung des Projektes als auch dessen zeitliche Planung schnell überholen und zu Mehraufwand führen. Dem Projektmanagement wird an dieser Stelle die Aufgabe zuteil, die Projektinhalte vollständig und so konkret wie möglich zu definieren. Diese Definitionen basieren auf dem Kenntnisstand der Projektbeteiligten zu Beginn des Projektes. Insbesondere bei integrativen Themen innerhalb der Projektorganisation ist es wichtig, für Kommunikation Sorge zu tragen, damit ein Wissensaustausch zwischen fachlich verknüpften Teams entsteht und Abhängigkeiten möglichst frühzeitig identifiziert werden können.

Produkt, Dienstleistung oder Ergebnis

• Im Ergebnis kann die Erstellung eines neuen ERP-Systems liegen. Eine Anwendung wie beispielsweise ein Versandservice, aber auch Produkte von komplexen Einzelanfertigungen bis zu Kreuzfahrtschiffen sind denkbar.