Mythos 1: Die ERP-Auswahl ist ein IT-Projekt und kein Organisationsprojekt

Regelmäßig schauen wir als Berater in fragende Gesichter, wenn wir die Geschäftsführung im Rahmen eines Erstgesprächs nach ihren strategischen Zielen befragen, die mit einem ERP-Projekt verfolgt werden. Denn ein ERP-Projekt umfasst neben allen IT-Aspekten auch viele organisatorische Fragestellungen, die berücksichtigt werden müssen. Ein Beispiel: Plant das Unternehmen in den nächsten Jahren die Expansion ins Ausland, ist dies ein relevanter Fakt, den das Unternehmen bei der ERP-Auswahl berücksichtigen sollte. Dabei geht es nicht nur um Sprachfunktionen des Systems, sondern vielmehr um z. B. gesetzliche Regularien, die je nach Branche berücksichtigt werden müssen. Berücksichtigt das Unternehmen die Expansion bei der ERP-Auswahl nicht und wählt einen Anbieter, der keinerlei Erfahrung mit dem Zielland hat, führt dies unter Umständen zu Problemen. Ein zweites Beispiel sind Veränderungen im Geschäftsmodell. Plant ein produzierendes Unternehmen neue Produkte in anderen Fertigungsweisen herzustellen oder in das Vermietungsgeschäft einzusteigen, sind dies völlig andere Anforderungen an ein ERP-System. Diese zwei Beispiele zeigen, wie wichtig unternehmensstrategische- sowie organisatorische Fragestellungen für das ERP-Auswahlprojekt sind. 

Mythos 2: Für unser Unternehmen gibt es keine passende ERP-Lösung

Diesem Mythos begegnen wir insbesondere bei Unternehmen, die aktuell eine selbstentwickelte Lösung im Einsatz haben. Natürlich gibt es Unternehmen, bei denen die Anforderungen aufgrund gesetzlicher Vorgaben und/oder eines Wettbewerbsvorteils so individuell sind, dass ein passendes ERP-System durch Anpassungsprogrammierung verbogen werden müsste, um die Prozesse abzubilden. Hier kann eine selbstentwickelte Lösung sinnvoll sein. 

Jedoch ist es in den meisten Fällen so, dass bei der Anforderungsaufnahme auf die Ist-Prozesse geschaut wird. Nicht immer entsprechen die Abläufe den Abläufen in einer Standardsoftware. Das Unternehmen (und die Mitarbeitenden) müssten sich hier an neue oder veränderte Prozesse anpassen. Dieser Schritt schreckt viele ab und so kommt ganz schnell das Argument auf, es gäbe keine passende ERP-Lösung. Allerdings sollten Unternehmen diese Bewertung erst vornehmen, nachdem sie sich ein vollständiges Bild der Anforderungen und dem Markt gemacht haben. Für die Entscheidungsfindung hilft es zudem, sich die Vor- und Nachteile von Standardsoftware noch einmal anzuschauen.

Mythos 3: Die ERP-Auswahl übernimmt doch die IT-Abteilung, die Fachabteilung wird bei der Auswahl nicht gebraucht

Wenn es um das Thema Softwareauswahl geht, wandert der Blick schnell in Richtung IT-Abteilung. Insbesondere bei Unternehmen, die bisher eine selbstentwickelte Lösung im Einsatz haben, liegt in der IT-Abteilung einiges an Wissen zu Softwarelogiken und Datenstrukturen. Das Problem hierbei: Die IT-Abteilung hat in der Regel keinen detaillierten Einblick in die tatsächlichen Arbeitsprozesse der Fachabteilungen und der übergreifenden Prozesse. Genau dieses Wissen ist jedoch notwendig, um Anforderungen an eine neue ERP-Lösung zu formulieren und auch eigene Geschäftsprozesse kritisch zu hinterfragen. Die Anwender arbeiten tagtäglich mit der Software und sollten daher auch die Anforderungen an diese stellen und eine aktive Rolle im ERP-Auswahlprojekt übernehmen. Werden zukünftige Nutzer nicht mit in den Prozess involviert, kann das zu Frust führen. Es entsteht das Gefühl, „eine Lösung vorgesetzt zu bekommen”.

Trotz allem ist die IT-Abteilung stark in die ERP-Einführung involviert. Sie ist für den Projekterfolg sogar unverzichtbar, denn ein ERP-System ist immer noch ein digitales Produkt. Die Fachabteilungen wissen meist nicht, wie ihre Prozesse ERP-seitig genau umgesetzt sind. Die Technik hinter der ERP-Software ist ihnen fremd. Dieses Verständnis aufzubauen ist Aufgabe der IT-Abteilung. Daher sollte von Anfang an, auch schon in der ERP-Auswahl, ein Mitglied der IT-Abteilung beteiligt sein (wenn auch nicht unbedingt in der Rolle der Projektleitung). Je mehr die IT über die Abläufe der restlichen Organisation weiß, desto leichter fällt es, Prozessänderungen später technisch umzusetzen oder Fehler zu analysieren.

Mythos 4: Durch ein detailliertes Lastenheft reduzieren wir das Risiko, dass das Projekt scheitert

Die zentrale Aufgabe eines Lasten- und Pflichtenheftes ist die Dokumentation und der damit verbundene Anspruch auf vollständige Erfüllung der verhandelten Inhalte. Somit sichern sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter im angegebenen Leistungsumfang ab. Daher ist der sicherlich größte Vorteil von Lasten- und Pflichtenheften, dass die Ziele und der Umfang des Projektes klar definiert werden. Ein Lasten- bzw. Pflichtenheft gewährleistet Planungssicherheit sowohl beim Auftraggeber als auch beim Auftragnehmer und gibt dem Auftragnehmer die Möglichkeit, die Einführungskosten einer Software valide zu kalkulieren und spiegelt die Vorstellungen des Auftraggebers über den erwarteten Softwareumfang wider.

Im Gegenzug schränkt dieser Leistungsumfang jedoch auch ein. Ein Beispiel hierzu: Unsere Kunden haben häufig Geschäftsprozesse, die seit Jahren im Unternehmen etabliert sind und einer Effizienzsteigerung bedürfen. Die Erarbeitung neuer Prozesse ist eine Kombination aus der Nutzung von ERP-Standardfunktionen und der Etablierung neuer interner Abläufe. Wurden jedoch bereits vor dem ERP-Einführungsprozess Lasten und Pflichten festgehalten, entsteht nun die Herausforderung, Anpassungen am Lastenheft vorzunehmen. Eine flexible Lösungsfindung im Projekt ist somit möglich, aber mit viel Aufwand verbunden. Daher sollte der Kunde idealerweise von Beginn an sicherstellen, den kompletten, bis ins Detail beschriebenen Leistungsumfang zu kennen und zu formulieren. Was zunächst einfach scheint, stellt sich dann als schwierig heraus. Denn ob ein Prozess für ein Unternehmen und die Mitarbeitenden mit dem neuen ERP-System gut funktioniert, wird erst sichtbar, wenn es ausprobiert wurde. 

Mythos 5: Je mehr ERP-Anbieter zur Präsentation eingeladen werden,desto besser kann eine Entscheidung getroffen werden

Leider ist dem nicht so. Wir haben mit Unternehmen gesprochen, die zu uns kamen, nachdem sie 10 Anbieter zu sich eingeladen hatten und immer noch unsicher waren, eine Entscheidung zu treffen. Warum ist das so? Werden Anbieter zu einer Präsentation eingeladen, zeigen sie in der Regel eine Standardpräsentation. Präsentiert einige Tage später ein zweiter Anbieter, ist diese Präsentation mit der ersten natürlich nicht vergleichbar. Die Unsicherheit wächst und so geht es immer weiter. Spätestens nach der dritten oder vierten Präsentation wissen die Projektverantwortlichen nicht mehr, was eigentlich in der ersten Präsentation positiv/negativ war. Daher raten wir unseren Kunden, sich maximal zwei bis drei Systeme innerhalb eines kurzen Zeitraums anzuschauen. Zudem sollte jede Präsentation identisch ablaufen, sodass die Möglichkeit einer Vergleichbarkeit entsteht. Am besten gelingt das mithilfe von Szenarien, die durch die vorgegebenen Prozesse im System gezeigt werden müssen. 

Wie erhalten Unternehmen die Shortlist von maximal zwei bis drei Anbietern? Indem sie im Vorfeld ungeeignete Anbieter aussortieren. Hierzu empfiehlt es sich, einen Anforderungskatalog aufzustellen (Achtung: Beschränkung auf wesentliche geschäftskritische Funktionen) und mit potenziellen Anbietern darüber zu sprechen. Das Unternehmen sollte sich zudem Gedanken machen, welche Kriterien der ERP-Anbieter zusätzlich erfüllen sollte. Das kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. So ist es für einige Unternehmen wichtig, die Software beim Anbieter zu hosten, während andere weder mieten noch kaufen wollen, sondern sich einen lokalen Partner suchen. Über die Besprechung der Anforderungen und die eigenen individuellen Entscheidungskriterien kann die Anzahl der infrage kommenden Anbieter sukzessive reduziert werden. Zur Anbieterpräsentation werden dann nur die drei bis vier Favoriten eingeladen.