Wirtschaftlichkeitsanalyse als Entscheidungsfaktor bei der ERP-Auswahl

Die Einführung eines neuen ERP-Systems stellt in vielerlei Hinsicht oft einen signifikanten Meilenstein für Unternehmen dar und gilt oftmals als „once-in-a-generation“-Projekt. Oftmals handelt sich dabei nicht nur um ein technologisches Upgrade, sondern vielmehr um eine einschneidende unternehmensweite Transformation, die sowohl die grundlegenden Geschäftsprozesse als auch die operative und strategische Steuerung des Unternehmens tiefgreifend beeinflusst. Angesichts der Tragweite einer solchen Entscheidung für ein neues System und der damit verbundenen langfristigen Auswirkungen sollten die Kriterien bei der Systemauswahl über die reine Funktionalität hinausgehen und auch ökonomische Aspekte berücksichtigen. Dieser Beitrag beleuchtet, warum eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für die ERP-Auswahl unerlässlich ist und wie die finanzielle Tragfähigkeit und der Mehrwert eines neuen Systems objektiv im Rahmen der Systementscheidung oder -auswahl berücksichtigt werden kann.

Die Entscheidung für die (Neu-)Einführung eines ERP-Systems repräsentiert eine strategische Investition in erheblichem finanziellen Ausmaß und mit weitreichenden Folgen für die betriebliche Organisation und operative Gestaltung eines Unternehmens. Schnell entstehen auch für mittelständische Unternehmen Einführungskosten im höheren sechsstelligen oder gar siebenstelligen Bereich.

Eine Investition dieser Größenordnung und Bedeutung erfordert vorab umso mehr eine Analyse sämtlicher direkter und indirekter Kosten, ebenso wie eine Prognose und finanzielle Quantifizierung potenzieller Effizienzsteigerungen und Nutzenvorteile. Die Wirtschaftlichkeitsanalyse avanciert dadurch zu einer nützlichen Entscheidungshilfe, die sowohl die Kostenperspektive beleuchtet als auch den langfristigen Mehrwert des ERP-Systems für den Unternehmenserfolg berücksichtigt.

Zudem bietet eine objektivierbare Investitionsbetrachtung dem Management eine fundierte Basis für die Argumentation der Entscheidung gegenüber zahlreichen Stakeholdern. Darüber hinaus wird durch die frühzeitige Definition finanzieller Zielvorgaben eine Basis für zukünftiges Benchmarking geschaffen, um die Investition im weiteren Zeitverlauf zu überprüfen und bewerten.

Quantitative Wirtschaftlichkeitsanalyse bei strategischen ERP-Entscheidungen

Trotz der unbestreitbaren Vorteile einer Wirtschaftlichkeitsanalyse im Rahmen von strategischen ERP-Entscheidungen erweist sich die quantitative Bewertung oftmals als eine komplexe Angelegenheit. Die Herausforderungen liegen in der Identifizierung und Quantifizierung wesentlicher Kosten und Mehrwerte, die eine ERP-Lösung mit sich bringt. Dabei hängt die Aussagekraft der Wirtschaftlichkeitsanalyse maßgeblich von einer möglichst umfassenden Berücksichtigung aller finanziellen Auswirkungen ab, die sich aus der Implementierung des ERP-Systems ergeben. Zudem ist die Wahl der richtigen Methoden und Metriken entscheidend, um ein realistisches Bild der finanziellen Situation zu erhalten.

Finanzielle Metriken zur Bewertung von ERP-Systemen

Bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von ERP-Systemen können verschiedene finanzielle Metriken angewendet werden, die aus der klassischen Investitionsrechnung bekannt sind. Diese Kennzahlen sind somit auch wertvolle Werkzeuge, um im ERP-Kontext Entscheidungen zu unterstützen und bspw. unterschiedliche Szenarien – etwa die Beibehaltung des aktuellen Systems gegenüber der Einführung eines neuen Systems oder den Vergleich verschiedener Systemangebote – objektiv gegenüberzustellen.

Folgende Metriken werden regelmäßig für eine fundierte Business-Case-Rechnung herangezogen:

Added Value (Mehrwert):  Der Added Value zeigt den Mehrwert, der durch die Implementierung eines neuen ERP-Systems generiert werden kann. Hierbei wird bewertet, inwiefern das neue System zur Wertschöpfung des Unternehmens beiträgt, indem es beispielsweise Prozesseffizienz steigert oder die Qualität von internen Arbeitsläufen finanziell messbar verbessert.

Return on Investment (Investitionsrendite): Der ROI ist eine der zentralen Kennzahlen bei der Beurteilung von Investitionen. Er berechnet das Verhältnis zwischen dem Ertrag einer Investition und den dafür eingesetzten Mitteln. Ein positiver ROI bedeutet, dass die quantifizierbaren Mehrwerte die Kosten der ERP-Einführung übersteigen, was für die grundsätzliche Wirtschaftlichkeit des betrachteten ERP-Szenarios spricht.

Break-even (Amortisationszeit): Die Amortisationszeit gibt an, wie lange es dauert, bis die Investition in das ERP-System sich selbst trägt, d. h. bis die anfänglichen Ausgaben durch die erzielten Einsparungen und Mehrwerte ausgeglichen werden. Eine kürzere Amortisationszeit ist dabei ein Indiz für eine schnellere Rückgewinnung der Investitionskosten und damit für eine höhere Wirtschaftlichkeit.