Warum ist die Cloud weit mehr als nur ein IT-Thema? Welche Vorteile eröffnet die Migration in die Cloud? Weshalb sollten sich auch Geschäftsführung und Management mit der Cloud beschäftigen? Und vor allem: Wie verläuft eigentlich eine erfolgreiche Cloud-Migration in der Praxis? Der österreichische Fenster- und Haustürenbauer Rekord zeigt, wie die Entscheidung für die Cloud die Agilität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärkt und gleichzeitig die IT-Abteilung entlastet.

Bei Rekord ist der Unternehmensname Programm: Der österreichische Fenster- und Haustürenbauer liefert auf Maß gefertigte Produkte innerhalb von nur 9 bis 15 Arbeitstagen. Möglich machen dies ein branchenweit einmaliges Franchisesystem mit 22 Standorten in Österreich, eine dezentrale Produktion und über 200 Partnerbetriebe für Vertrieb und Montage. Rekord setzt auf die ERP-Branchensoftware für die Fertigungsindustrie von KUMAVISON, um die hocheffiziente Prozesslandschaft zu steuern und die Kunden durch kurze Lieferzeiten und hohe Qualität zu begeistern.

Klare Mehrwerte

Die Migration von einer lokalen Installation in die Cloud war für Rekord weit mehr als ein reines IT-Thema. Für Gerhard Gölles, ERP-Projektleiter bei Rekord, stand dabei von Anfang an die Frage nach dem Warum im Fokus: „Mit einem Wechsel auf eine moderne Cloud-Architektur mit Microsoft Dynamics 365 wollten wir unsere Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig verbessern. Einerseits ging es darum, unsere Flexibilität und Effizienz zu steigern und unsere Skalierbarkeit zu erhöhen. Andererseits wollten wir durch das Betreibermodell Software-as-a-Service (SaaS) die Wartungskosten und den Aufwand für Updates minimieren, da diese zukünftig automatisiert erfolgen.“

Die Technologieplattform Microsoft Dynamics 365 legt für Rekord die Basis für eine nachhaltige Effizienzsteigerung in den operativen Abläufen. Durch die verbesserten Automatisierungsfunktionen, die nahtlose Integration in weitere Microsoft-Anwendungen wie Teams und Office sowie die moderne Benutzeroberfläche können die Teams produktiver arbeiten und sich mehr auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. „Die Cloud-Version bringt zudem modernste Sicherheitsstandards mit sich, die uns helfen, unser Unternehmen vor Cyber-Bedrohungen zu schützen“, ergänzt Gölles.

Mehr Agilität, mehr Flexibilität

Die Cloud-Migration zahlt voll auf die Digitalisierungsstrategie von Rekord ein: Mobiles Arbeiten im Homeoffice oder an den Standorten ist jetzt problemlos möglich. Die ERP-Software fügt sich zudem nahtlos in den digitalen Arbeitsplatz bei Rekord ein, der von den Mitarbeitenden sehr geschätzt wird. „Ob mit Notebook, Tablet oder Desktop, ob im Büro, in der Produktion oder bei Kunden: Wir können überall auf unsere ERP-Software zugreifen“, berichtet Gölles aus der Praxis.

Ein weiteres Beispiel für die neu gewonnene Agilität: Zusätzliche Lösungen – wie etwa Apps aus Microsoft AppSource – lassen sich schnell und einfach testen, was bei einer lokalen Installation ein umfangreiches Projekt erfordert hätte. Nicht zuletzt überzeugt die Cloud das Management von Rekord durch ihre einfache Skalierbarkeit und globale Verfügbarkeit: „Ob wir 10 oder 100 neue User neu hinzufügen, spielt keine Rolle. Wir können neue Funktionen, Standorte oder Geschäftsbereiche einfach integrieren, ohne in aufwendige IT-Infrastrukturerweiterungen investieren zu müssen. Die Cloud legt die Basis, um unser Business agil und nachhaltig auszubauen, ohne dass wir dabei kostbare Zeit verlieren.“

Transparente Kosten

Ein weiterer Vorteil aus Sicht des Managements: Das Betreibermodell Cloud bietet transparente Kosten. An die Stelle von unterschiedlichen, teils komplexen Vertragsmodellen mit unterschiedlichen Laufzeiten treten klar definierte Kosten pro User und Monat. Möchte Rekord im Zuge des Wachstumskurses neue Märkte erschließen, sind die Kosten für das ERP-System sofort ersichtlich. Aufwendige Investitionen in Server und Lizenzen „auf Vorrat“ entfallen.

Mittelfristig sieht Rekord im Betreibermodell Cloud zudem echtes Einsparpotenzial, wozu vor allem die automatischen Updates der ERP-Software beitragen, die monatlich im Hintergrund erfolgen: „Auch wenn die monatlichen Kosten in der Cloud höher sind, sind die Gesamtkosten auf Dauer niedriger, da zeit- und kostenaufwendige Updateprojekte zukünftig komplett entfallen“, kommentiert Gölles. Auch die Kosten für die Cloud-Migration blieben durch KUMAVISION-Dienstleistungspakte mit Festpreisen im Budget. Lediglich technologisch bedingte Anpassungen an Schnittstellen zogen Mehrkosten im einstelligen Prozentbereich nach sich.

Zielorientierte Vorgehensweise

Da Rekord die eigene Prozesslandschaft über die Jahre kontinuierlich optimiert hat, war ein Neustart auf der grünen Wiese keine Option. Stattdessen wurden die bewährten Prozesse und Daten der lokalen Microsoft-Dynamics-Installation nahtlos in die Cloud migriert. KUMAVISION verfolgte dabei einen hybriden Ansatz: Die lokale ERP-Installation wurde schrittweise auf die aktuelle Version von Microsoft Dynamics 365 Business Central hochgezogen, parallel dazu wurde die Cloud-Lösung aufgebaut. Der Übergang von der lokalen Installation in die Cloud konnte dann unterbrechungsfrei erfolgen, da beide Welten auf demselben Stand waren und mit identischen Daten arbeiteten. „Diese hybride Vorgehensweise sorgte dafür, dass die Mitarbeitenden sich praktisch nicht umstellen mussten, gleichzeitig haben wir eine ausgezeichnete Prozess- und Datensicherheit erzielt“, blickt Gölles zurück.

Eine zu Projektbeginn durchgeführte detaillierte Ist-Analyse der bestehenden On-Premises-Infrastruktur identifizierte die Anforderungen an die Cloud-Migration und potenzielle Risiken. Dabei kristallisierten sich schnell der Umgang mit lokalen Ressourcen sowie Schnittstellen zur Anbindung von Drittsystemen als zentrale Herausforderungen heraus. Im Anschluss erstellten beide Projektpartner einen Fahrplan, der auch entsprechende umfangreiche Testläufe enthielt. „Es war essenziell, die Migration so zu planen, dass es nur zu minimalen Unterbrechungen im Tagesgeschäft kam“, erinnert sich Gölles. Besonders bei größeren Datenmengen oder komplexen Auswertungen gibt es noch gelegentliche Verzögerungen – eine offene Aufgabe, die zeitnah erledigt werden soll. „Wir sind zuversichtlich, dass die Performance in der Cloud weiter verbessert wird, da Microsoft kontinuierlich an der Optimierung der SaaS-Infrastruktur arbeitet.“

Plattform für Power

Neben Business Central setzt Rekord intensiv auf weitere Microsoft-Anwendungen. „Durch die enge Verzahnung dieser Tools auf der Microsoft-Plattform profitieren unsere Teams von einer nahtlosen Integration zwischen ERP, E-Mail, Dokumentenmanagement und Kollaborationsplattformen wie Teams“, bringt Gölles die Vorteile der Plattformstrategie auf den Punkt. Darüber hinaus wird der Fensterspezialist zukünftig die ERP-Software mit der Business-Intelligence-Lösung Microsoft Power BI verknüpfen, um Daten aus dem ERP-System und anderen Quellen zu analysieren. „Power BI hilft uns, wichtige KPIs in Echtzeit zu überwachen und datengetriebene Einblicke zu gewinnen. Die umfassende Nutzung der Microsoft-Technologieplattform unterstützt somit nicht nur das ERP-System, sondern alle digitalen Prozesse im Unternehmen und trägt wesentlich zu unserer Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit bei“, ergänzt Gölles.

Zukunftssicher aufgestellt

Die Cloud-Migration ist für Rekord ein echter Erfolg: Updates werden automatisch eingespielt und das Unternehmen verfügt stets über die neuesten Funktionen und Sicherheitsstandards. Mitarbeitende können mit der neuen Cloud-Lösung jederzeit und von überall arbeiten, was Flexibilität und Mobilität erhöht. Die Cloud unterstützt Rekord weiterhin durch eine flexible Skalierbarkeit auf dem weiteren Wachstumskurs. Doch nicht nur die Vorteile der Cloud, sondern auch die Zusammenarbeit mit dem langjährigen ERP-Partner überzeugten Rekord: „Die Zusammenarbeit mit KUMAVISION verlief sehr partnerschaftlich und zielorientiert, sodass wir das Projekt trotz der technischen Komplexität erfolgreich abschließen konnten.“