Die Frage nach einem neuen ERP-System kommt immer wieder hoch, wird aber immer wieder beiseite geschoben. Zu wenig Zeit, zu wenig  Ressourcen, keine Erfahrung und das Kundenprojekt geht doch vor. Bis es irgendwann nicht mehr gut läuft. Spätestens dann stellt sich die Frage:  Können wir das eigentlich allein? Die Antwort darauf ist: vielleicht. Aber nur, wenn die Verantwortlichen bereit sind, systematisch zu denken,  Prioritäten klar zu benennen und vielleicht an einigen wenigen Stellen Unterstützung zuzulassen.

IT-Strategie zuerst, nicht zuletzt

Bevor die Verantwortlichen über Anbieter, Schnittstellen oder Preise sprechen, sollte ein anderer Gedanke ganz oben stehen. Wohin soll sich das  Unternehmen in den nächsten Jahren entwickeln? Soll das Unternehmen skalieren oder neue Märkte erschließen? Wie wirkt sich das auf die  internen Prozesse aus? Welche bereits bestehenden Systeme erfüllen ihren Zweck und können bleiben, und welche sollen mit einem neuen System abgelöst werden?

Eine saubere IT-Strategie beginnt deshalb nicht mit der Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes System, sondern mit einem klaren Bild. Dabei  müssen sich die Verantwortlichen nicht zu früh auf eine bestimmte Architektur festlegen. Gerade in der Auswahlphase ist es hilfreich, verschiedene Szenarien mitzudenken. Es muss nicht immer das eine große integrierte ERP-System sein. Für einige Unternehmen ist ein stabiles ERP-Kernsystem in Kombination mit spezialisierten Lösungen die bessere Wahl, etwa wenn im Vertrieb ein echtes CRM benötigt wird, das tiefer geht als Standardfunktionen, oder wenn für die Erstellung von Etiketten im Versand eine Speziallösung die Anforderungen besser abdeckt.

Wichtig ist nur: Es braucht überhaupt ein Bild. Denn wer ohne IT-Strategie in die Auswahl geht, entscheidet meist auf Basis von Features und nicht auf Basis von Passung – und das führt erfahrungsgemäß zu Problemen.

Entscheidungsmethodik

In vielen Projekten ist der erste Anbieter schneller da als das erste Konzept. Das ist gefährlich, denn wer in Systeme einsteigt, bevor die  Entscheidungsmethodik und die Anforderungen klar sind, verliert schnell den Überblick. Auch das passiert in kleinen Unternehmen häufiger als gedacht: Die ERP-Auswahl wird „nebenbei“ gemacht oder der Geschäftsführende fragt am Abend bei einem Netzwerktreffen andere  Unternehmende, welche Systeme diese so im Einsatz haben.

Das kann gut gehen, meistens tut es das aber nicht. Eine funktionierende Auswahl braucht kein großes Projektteam, sondern Klarheit. Wer trifft  wann welche Entscheidungen? Welche Kriterien gelten? Wird auf Basis von Workshops entschieden oder nach einer schriftlichen Bewertung?  Gerade in kleinen Unternehmen hängt vieles an wenigen Personen. Die ERP-Auswahl ist dabei kein Projekt wie jedes andere. Sie greift tief in  bestehende Prozesse ein, verändert Rollen und Zuständigkeiten und sie bindet Kapazitäten, die ohnehin schon knapp sind. Wenn das Projekt nicht bewusst priorisiert wird, wenn es im „Nebenbei“ stattfindet, droht es entweder zu versanden oder auf falscher Grundlage zu einer schnellen, aber teuren Entscheidung zu führen.

Ziele definieren und Prioritäten setzen

Ein System kann vieles, aber es ist nicht sinnvoll, alles gleichzeitig zu wollen. Und genau deshalb ist der Umgang mit Erwartungen so heikel. Die  Geschäftsführung hofft auf Automatisierung, die Nutzer auf einfache Bedienung. Die kaufmännische Leitung will Kennzahlen auf Knopfdruck, das Lager endlich mobile Scanner und die Buchhaltung möchte ihr DATEV behalten. Wenn diese Erwartungen nicht frühzeitig auf den Tisch kommen  und gegeneinander abgewogen werden, entsteht Frust. Und zwar nicht erst nach dem Go-live, sondern schon mitten in der Auswahl. Gerade wenn Unternehmen ohne Berater unterwegs sind, ist dieser Punkt kritisch. Denn externe Berater haben oft die Funktion, solche Erwartungskonflikte zu moderieren und sichtbar zu machen. Fehlt diese Instanz, braucht es umso mehr Offenheit im Team und klare Kommunikation.