ERP-Projekte: Kritische Erfolgsfaktoren im Fokus

Die Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) hat in den vergangenen zehn Jahren enorme Fortschritte gemacht. Diese Entwicklungen prägen inzwischen nahezu alle Lebensbereiche. Digitalisierung führt dazu, dass Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, Organisationen und Privatpersonen ihre Aktivitäten zunehmend in die digitale Welt verlagern. Unternehmen nutzen E-Commerce, um neue Märkte zu erschließen, Verwaltungen setzen auf E-Government zur Reduktion von Bürokratie, und soziale Interaktionen finden immer häufiger in digitalen Netzwerken statt. Auch der weltweite Finanzverkehr ist ohne IKT kaum noch denkbar [1]. Für Unternehmen eröffnet die Digitalisierung große Chancen zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.

Produkte und Dienstleistungen lassen sich „intelligenter“ gestalten, indem sie über Internet-of-Things-Plattformen (IoT) vernetzt werden. Die dabei gewonnenen Daten ermöglichen Analysen, die neue Wertschöpfungsansätze eröffnen. Auf diese Weise entstehen Wettbewerbsvorteile, nachhaltigere Wirtschaftsformen sowie attraktivere Arbeitsplätze. Damit zeigt sich: Digitalisierung ist ein zentraler Treiber für Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit in der modernen Wirtschaft [1, 2].

Zwar verläuft die digitale Transformation in den einzelnen Branchen nicht nur unterschiedlich schnell, sondern auch in unterschiedlicher Tiefe, mit unterschiedlichem Ausmaß und variierender Notwendigkeit. Während manche Branchen bereits stark digitalisiert sind, stehen andere erst am Anfang dieses Prozesses. Zudem zeigen sich diese Unterschiede nicht nur zwischen den Branchen, sondern auch innerhalb derselben: Einzelne Unternehmen können in ihrem digitalen Reifegrad deutlich weiter entwickelt sein oder einen geringeren Entwicklungsstand aufweisen [3].

Unabhängig davon kann sich kaum ein Unternehmen diesem Wandel entziehen. Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss die Digitalisierung aktiv vorantreiben und Chancen konsequent nutzen. Dafür sind ein tiefes Verständnis digitaler Innovationen, ein fundiertes Wissen über digitale Technologien sowie der zielgerichtete Einsatz von IKT entscheidend. Unternehmen müssen in Weiterbildung, Prozessoptimierung und insbesondere in die Weiterentwicklung ihrer Systemlandschaft investieren, um die Potenziale der digitalen Transformation auszuschöpfen [4, 5].

Technisch gesehen stehen dabei die sogenannten Anwendungssysteme (oder auch Enterprise Systems (ES)) im Mittelpunkt. In den letzten zwei Jahrzehnten haben technologische sowie organisatorische Innovationen die Funktionalität der ES stark erweitert. Dennoch bleiben Projekte zur Einführung, Anpassung oder Integration von ES komplex und risikobehaftet. Jede Veränderung der ES-Landschaft beeinflusst Strukturen und Prozesse tiefgreifend. Entsprechend sind professionelles Projektmanagement und eine enge Einbettung in die Digitalstrategie unverzichtbar [6, 7].

Eine besonders wichtige Kategorie von ES stellen Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) dar. Sie bilden in vielen Unternehmen den Kern der gesamten Systemlandschaft und sind für nahezu alle zentralen Geschäftsprozesse von Bedeutung – von Einkauf, Produktion und Logistik über Vertrieb und Marketing bis hin zu Finanzwesen und Personalmanagement. Damit sind ERP-Systeme weit mehr als reine Unterstützungssoftware: Sie dienen als Integrationsplattform, die Daten, Prozesse und Abteilungen miteinander verbindet und so die Basis für Transparenz, Steuerbarkeit und schnelle Entscheidungsfindung schafft. Richtig ausgewählt und implementiert, ermöglichen ERP-Systeme nicht nur erhebliche Einsparungen (z. B. bei Lager- und Rohstoffkosten, Durchlauf- und Produktionszeiten sowie Produktionskosten), sondern tragen auch zur besseren Zusammenarbeit und höheren Prozessqualität bei und realisieren auch die durchgängige Verfügbarkeit relevanter Informationen.

ERP-Projekte sind jedoch in ihrer Umsetzung komplex und zeitintensiv und bergen zugleich erhebliche Risiken. Fehler bei der Auswahl, Einführung oder beim Betrieb eines Systems sowie unzureichend angepasste Lösungen können schwerwiegende finanzielle Folgen haben – bis hin zur Insolvenz. Vor diesem Hintergrund ist es entscheidend, die Faktoren zu kennen, die den Verlauf eines ERP-Projekts positiv beeinflussen
und den Projekterfolg unterstützen können. Unternehmen und Verwaltungen, die diese Faktoren berücksichtigen, erhöhen die Erfolgschancen des Projekts und reduzieren Risiken [7, 8]. Studien zeigen, dass die systematische Berücksichtigung sogenannter „kritischer Erfolgsfaktoren“ (Critical Success Factors, CSFs) einen wichtigen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung von ERP-Projekten leisten kann.

Kritische Erfolgsfaktoren – Grundlagen zur gezielten Unterstützung von ERP-Projekten

Seit mehreren Jahrzehnten beschäftigen sich Praktiker mit der Idee, dass der Unternehmens- oder Projekterfolg auf bestimmten Einflussfaktoren und Managementmaßnahmen basiert. Diese sogenannten Erfolgsfaktoren können eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Unternehmens und einzelner Projekte spielen; sie sind Handlungsfelder, die das Management kontinuierlich und sorgfältig überwachen muss und durch die es zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen kann. Dennoch variieren Erfolgsfaktoren je nach Unternehmen und Branche. Daher ist es für jedes
Unternehmen wichtig, die spezifischen Erfolgsfaktoren seiner Branche und seiner eigenen Projektbereiche zu identifizieren. In Bezug auf ERP-Projekte stellt ein Erfolgsfaktor eine Bedingung oder ein Element dar, das für den Erfolg des ERP-Projekts als notwendig erachtet wird [8].

Die Erfolgsfaktoren für ERP-Projekte wurden bereits in zahlreichen wissenschaftlichen und praxisorientierten Publikationen untersucht. Die Ergebnisse verschiedener Fallstudien, Umfragen und Literaturrecherchen wurden veröffentlicht. Um die Erfolgsfaktoren in diesen Veröffentlichungen systematisch zu erfassen, haben wir über die letzten 15 Jahre mehrere Literaturanalysen durchgeführt. Dabei wurden
insgesamt 592 Publikationen analysiert, die zwischen 1998 und 2023 veröffentlicht wurden. Aus den Analysen resultierten 33 verschiedene Erfolgsfaktoren für ERPProjekte.

Das genaue Vorgehen der jeweiligen Analysen sowie die Beschreibung der Erfolgsfaktoren sind in den entsprechenden Quellen (siehe [9, 10, 11]) dokumentiert. Tabelle 1 zeigt die Erfolgsfaktoren in der Reihenfolge ihrer Häufigkeit in den analysierten Publikationen. Besonders auffällig ist, dass die drei am häufigsten genannten Faktoren – Unterstützung durch die Geschäftsführung, Projektmanagement und Anwenderschulungen – in mehr als der Hälfte bzw. knapp der Hälfte der Veröffentlichungen genannt werden.

Dass gerade diese drei Faktoren so häufig hervorgehoben werden, ist nachvollziehbar: Ohne die Unterstützung durch die Geschäftsführung fehlt ERP-Projekten oft die notwendige Priorität im Unternehmen, das Budget oder der Rückhalt bei schwierigen Entscheidungen. Ein strukturiertes und professionelles Projektmanagement sorgt dafür, dass die komplexen Aufgaben koordiniert, Risiken erkannt und Ressourcen effizient eingesetzt werden. Schulungsmaßnahmen wiederum sichern den Wissenstransfer in die Organisation: Mitarbeitende werden befähigt, das neue System kompetent zu bedienen und die veränderten Prozesse im Alltag umzusetzen.

Nur wenn Anwender das System verstehen und sicher damit arbeiten, können die angestrebten Effizienz- und Qualitätsgewinne auch tatsächlich realisiert werden. Zudem tragen Schulungen zur Akzeptanz bei und helfen, mögliche Widerstände im Unternehmen zu reduzieren. Insgesamt zeigt sich, dass diese drei Faktoren zu den am häufigsten genannten Erfolgsfaktoren zählen und in enger Wechselwirkung stehen: Unterstützung durch das Management schafft die nötigen Rahmenbedingungen, Projektmanagement steuert den Ablauf, und Schulungen sorgen dafür, dass die neuen Prozesse und Arbeitsweisen erfolgreich in den regulären Betriebsablauf integriert werden.

Da die analysierten Artikel einen sehr großen Zeitraum von 1998–2023 abdecken und sich Informations- und Kommunikationstechnologien sowie deren Zugang und Nutzung in diesem Zeitraum teilweise erheblich verändert haben, haben wir zusätzlich die Entwicklung der Wichtigkeit der Erfolgsfaktoren für verschiedene Zeitspannen betrachtet. Tabelle 2 zeigt hierzu die Top-5-Erfolgsfaktoren für drei verschiedene Zeiträume (von 2011 bis 2023). Wie dargestellt, ist die Unterstützung durch die Geschäftsführung der am häufigsten genannte Erfolgsfaktor, der in jedem Zeitraum
auf Rang 1 oder 2 platziert ist. Darüber hinaus rangieren Projektmanagement undAnwenderschulungen in den verschiedenen Zeiträumen stets unter den ersten fünf Positionen. Auffällig ist, dass Faktoren wie die Passfähigkeit des ERP-Systems und Change Management an Bedeutung gewonnen haben, während andere (z. B. klare Zielstellungen und Zielvorgaben oder die Zusammensetzung des Projektteams) im Laufe der Jahre etwas weniger häufig betont wurden.

Angesichts des technologischen oder organisationalen Charakters der jeweiligen Erfolgsfaktoren bestimmen deren Eigenschaften und Relevanz maßgeblich, wie sie im Unternehmen wirken, abhängig von den eingesetzten ERP-Systemen und der strukturellen Ausrichtung der Organisation. Technologische Faktoren beziehen sich in erster Linie auf die Systeme selbst, während organisationale Faktoren stärker durch Unternehmenskultur, Prozesse und Strukturen geprägt sind [12, 13].

Tabelle 3 gibt hierzu einen Überblick über die Kategorisierung der zehn wichtigsten Erfolgsfaktoren (Zeitraum 1998 – 2023) mit Schwerpunkt auf ihrer Rangfolge. Es wird deutlich, dass die wichtigsten Erfolgsfaktoren in ERP-Projekten organisationale Faktoren umfassen, die je nach Art entweder strategisch oder taktisch ausgerichtet sind. Gleichzeitig zeigt Tabelle 3, dass zentrale technologische Faktoren überwiegend strategisch ausgerichtet sind. Diese Faktoren sollten dabei jedoch nicht über- oder untergeordnet zu den organisationalen Überlegungen sein. Die bewusste Balance zwischen technologischen und organisationalen Faktoren verdeutlicht, wie entscheidend eine sorgfältige Auswahl und Einführung des ERP-Systems für den Projekterfolg ist. Insgesamt gilt es, ein harmonisches Verhältnis zwischen organisationalen und technologischen Faktoren zu schaffen, um ein ERP-Projekt nachhaltig erfolgreich zu gestalten.

Fazit – Chancen und Grenzen kritischer Erfolgsfaktoren in ERP-Projekten

ERP-Systeme erstrecken sich über alle Unternehmensbereiche und bilden die Basis für die unternehmensweite Digitalisierung. Sie ermöglichen nicht nur die Automatisierung und Optimierung bestehender Prozesse, sondern eröffnen auch die Möglichkeit, neue datenbasierte Geschäftsmodelle zu entwickeln und nachhaltig Wettbewerbsvorteile zu generieren. Die kontinuierliche Anpassung der Systeme an technologische Entwicklungen und die gezielte Nutzung von IKT sind entscheidend, um langfristig agil und innovationsfähig zu bleiben. Gleichzeitig unterstreicht diese Rolle von ERP-Systemen die Notwendigkeit, Projekte strategisch und operativ zu steuern und frühzeitig die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Implementierung zu schaffen.

Unabhängig von der Unternehmensgröße ist ein ERP-Projekt ein komplexes und umfangreiches Vorhaben, das oft tiefgreifende Auswirkungen auf die Unternehmensprozesse hat. Ein strukturierter Ansatz bei Auswahl, Implementierung oder Anpassung von ERP-Systemen ist daher unerlässlich. Die Berücksichtigung kritischer Erfolgsfaktoren kann entscheidend sein, um die Chancen auf ein gelingendes ERP-Projekt zu erhöhen und langfristige Effizienzsteigerungen zu erzielen. Ein durchdachtes Projektmanagement in Verbindung mit weiteren Faktoren – insbesondere der Unterstützung durch die Geschäftsführung, der Passfähigkeit des ERP-Systems, einem ausgewogenen Projektteam und gezielten  Anwenderschulungen – sorgt dafür, dass das ERP-System optimal an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst wird. Zudem unterstützt ein effektives Change Management, Widerstände innerhalb der Organisation zu überwinden und eine reibungslose Integration sicherzustellen.

Durch die systematische Beachtung kritischer Erfolgsfaktoren können Unternehmen Projektrisiken minimieren und gleichzeitig sicherstellen, dass das ERP-System nachhaltige Vorteile wie verbesserte Prozesse, erhöhte Transparenz und gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit liefert. Gut geplante ERP-Projekte fördern zudem die effiziente Nutzung vorhandener Ressourcen und lassen sich nahtlos in die bestehende ES-Landschaft des Unternehmens integrieren. Die Implementierung eines geeigneten ERP-Systems als zentrale Grundlage der ES-Landschaft stellt sicher, dass das Unternehmen für zukünftige Herausforderungen gewappnet ist. Die erfolgreiche Einführung und Nutzung eines ERP-Systems bildet einen wesentlichen Baustein für die Integration neuer Technologien und die Umsetzung künftiger Digitalisierungsinitiativen.

Sowohl organisationale als auch technologische Erfolgsfaktoren spielen dabei eine zentrale Rolle und sollten sorgfältig aufeinander abgestimmt werden. Während organisationale Faktoren insbesondere die Unternehmenskultur, die Prozesse und die Mitarbeitereinbindung betreffen, konzentrieren sich technologische Faktoren auf die Auswahl, Integration und Nutzung des ERP-Systems.

Ein ausgewogenes Zusammenspiel dieser Faktoren erhöht die Erfolgschancen des Projekts, minimiert Risiken und unterstützt die nachhaltige Leistungsfähigkeit des Unternehmens – garantiert den Projekterfolg jedoch nicht. Selbst bei Berücksichtigung aller relevanten Faktoren können unvorhersehbare Herausforderungen, Veränderungen im Umfeld oder unzureichende Anpassungen den Projekterfolg beeinflussen. Kritische Erfolgsfaktoren bieten damit einen wichtigen Rahmen und Orientierung, sie ersetzen jedoch keine sorgfältige Planung, Umsetzung und kontinuierliche Steuerung des Projekts.

Insgesamt zeigt sich: ERP-Projekte sind nicht nur technische Implementierungen, sondern tiefgreifende Transformationsvorhaben, die eine strategische und operative Steuerung erfordern. Die bewusste Berücksichtigung kritischer Erfolgsfaktoren liefert einen praktikablen Rahmen, um Projekte effizient zu gestalten und die angestrebten Ziele bestmöglich zu erreichen.