Architekten für digitales Business
BLUE Consult integriert End-to-End-Geschäftsprozesse mit KUMAVISION
Der IT-Service-Provider BLUE Consult hat sich auf Cloud-Lösungen, Managed Services, komplexe Beratungsleistungen sowie Infrastruktur und Projekte im Datacenter- und Digital Workplace-Umfeld spezialisiert. Rund 90 Mitarbeitende an 9 Standorten begleiten mittelständische Unternehmen mit individueller Beratung und maßgeschneiderten Lösungen bei der digitalen Transformation. Die Architekten für das digitale Business steuern mit der auf Microsoft Dynamics 365 Business Central basierenden Branchensoftware von KUMAVISION für Projektdienstleister die vielseitigen und anspruchsvollen Projekte.
Mehr Effizienz, mobiles Arbeiten, aktuelle Kennzahlen, maximale Integration und keine Datensilos: BLUE Consult hatte klare Erwartungen an die neue ERP-Software. Als Dreh- und Angelpunkt erwies sich dabei die Integration bisher separater Anwendungen in die ERP-Software. „Wir hatten in der Vergangenheit verschiedene Systeme für Projektgeschäft, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Finanzbuchhaltung und Vertrieb im Einsatz. Das hat zwar alles funktioniert, die neue Lösung sollte uns aber dazu befähigen, solche Routineaufgaben benutzerfreundlicher und zeitsparender zu erledigen, damit wir uns noch mehr auf unsere Kunden fokussieren könnten“, erklärt Regine Dugas, Head of Strategy and Transformation, BLUE Consult.
Kompletter Projektlebenszyklus
Der IT-Service-Provider verfolgt eine Cloud-First-Strategie, das Betreibermodell Software-as-a-Service (SaaS) war gesetzt. Im Zuge des Auswahlprozesses zeigte sich, dass die ERP-Branchensoftware KUMAVISION project365 für Projektdienstleister die Anforderungen des Unternehmens zum damaligen Zeitpunkt am besten abbilden konnte. „Uns hat vor allem das Konzept überzeugt, den gesamten Projektlebenszyklus vom Angebot über die Durchführung bis zur Abrechnung und Auswertung in einer Lösung abzubilden – inklusive Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung. Die Möglichkeit, wiederkehrende Leistungen automatisiert abzurechnen, war für uns als IT-Service-Provider ein echter Game-Changer. Wir sparen damit nicht nur Zeit, sondern legen auch die Basis für die Skalierung unseres Business“, so Dugas.
Vielseitige Projekte
Das Geschäftsmodell von BLUE Consult ist äußerst vielseitig. Entsprechend vielseitig und flexibel muss auch die ERP-Software sein. Denn die Bandbreite reicht vom Verkauf von Handelsware über die Durchführung von IT- und Consulting-Projekten bis zu wiederkehrenden Managed Services wie der Bereitstellung von IT-Infrastruktur, 24/7-Service, Monitoring sowie Backup und Recovery. Eine besondere Herausforderung: Projekte beinhalten vielfach eine Kombination aus einmaligen und solchen wiederkehrenden Leistungen. KUMAVISION project365 versetzt BLUE Consult in die Lage, auch solche Projekte in einem einzigen Angebot bzw. Auftrag abzubilden. Jedem Projekt kann in der Branchensoftware ein Projektstrukturplan (PSP) zugewiesen werden. Der Projektstrukturplan dient nicht nur als Basis für die Erstellung von Angeboten, sondern schafft auch über den gesamten Projektlebenszyklus eine durchgehende Transparenz. Die Mitarbeitenden buchen ihre Zeiten direkt auf die jeweiligen Arbeitspakete des Projektstrukturplans. Risiken wie Budget- oder Terminüberschreitungen lassen sich so bereits frühzeitig erkennen und minimieren. „Das Projektcontrolling erfolgt fortlaufend mit aktuellen Zahlen. Wir müssen nicht bis zum Monats- oder Quartalsende warten, sondern können immer mit einem aktuellen Projektstatus arbeiten und so unsere Entscheidungsfähigkeit verbessern“, berichtet Dugas.
Mobiles Arbeiten
Ob Homeoffice, Vor-Ort-Einsätze beim Kunden oder Termine mit Geschäftspartnern: Dank der Cloud können die Mitarbeitenden des IT-Service-Providers an jedem Ort mit der Branchensoftware arbeiten. Für einen Projektdienstleister unverzichtbar: Eine zeitnahe Erfassung von Arbeitszeiten und Reisekosten. „Das Thema Arbeitszeit und Reisekosten war mit eine der größten Baustellen in diesem Projekt. Denn wir wollten die Erfassung für unsere Mitarbeitenden einerseits so komfortabel und zeitsparend wie möglich gestalten und andererseits die Kosten exakt den einzelnen Teilprojekten zuweisen“, bringt Dugas die Problemstellung auf den Punkt. Für die Erfassung von Arbeitszeit und Reisekosten steht neben der ERP-Branchensoftware eine mobile App zur Verfügung, die direkt auf die Daten der ERP-Software zugreift. Die Mitarbeitenden erhalten nur diejenigen Arbeitspakete zur Auswahl angezeigt, die ihnen von der Projektleitung zugewiesen wurden. Damit lässt sich die Erfassung zeitsparend erledigen, gleichzeitig werden Fehlbuchungen verhindert.
Keine Datensilos
Mit der Einführung der ERP-Branchensoftware hat BLUE Consult zum einen zahlreiche Prozesse standardisiert, was die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden erleichtert. Zum anderen hat das Unternehmen mehrere bisher getrennte IT-Systeme erfolgreich in der ERP-Software zusammengeführt. Datensilos werden damit konsequent vermieden. Auch die im Vertrieb eingesetzte CRM-Software greift auf die Daten des ERP-Systems zu, womit die Abstimmung zwischen Vertrieb und Vertriebsinnendienst deutlich vereinfacht wird. So können beispielsweise Kalkulationen aus der ERP-Software einfach in Angebote im CRM übernommen werden. Das gilt auch für die Finanzbuchhaltung, die über eine bidirektionale DATEV-Schnittstelle angebunden ist. „Die Einführung von KUMAVISION project365 hat unsere Datenqualität nochmals verbessert. Alle Mitarbeitenden arbeiten mit einem System, wir haben konsistente Daten über den gesamten Projektlebenszyklus und finden Informationen schneller als bisher“, berichtet Dugas. Besonders sichtbar wird die Datenqualität in der Business-Intelligence-Lösung Microsoft Power BI, die BLUE Consult in Eigenregie einführte. „Wir arbeiten bei der Projekt- und Unternehmenssteuerung jederzeit mit aktuellen Kennzahlen.“
Automatische Abrechnung
Die automatische Abrechnung wiederkehrender Leistungen wie z. B. Managed Services ist ein zentraler Baustein der Digitalisierungsstrategie von BLUE Consult und unterstützt die Skalierung des Geschäftsmodells maßgeblich. Die Anforderungen gehen dabei weit über einfache Abo-Modelle wie z. B. Netflix hinaus, wo es nur wenige Optionen und Preise gibt. „Bis wir monatliche Kosten für kundenindividuelle IT-Infrastrukturdienstleistungen automatisiert abrechnen konnten, mussten wir einige Rückschläge hinnehmen“, blickt Dugas zurück. Aus Sicht der Projektleiterin war die Art und Weise entscheidend, wie diese Hürde im Projekt angegangen wurde. „KUMAVISION hat sich der Herausforderung gestellt. Unser Projektleiter war technisch sehr versiert und jederzeit für uns da. Wir konnten dank einer offenen Kommunikation und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit die automatisierte Abrechnung erfolgreich abschließen“, ergänzt Dugas.
Positives Feedback
Die ERP-Einführung bedeutete für die Mitarbeitenden in vielen Fällen eine Umstellung auf die Best-Practice-Prozesse der KUMAVISION-Branchensoftware. Ein Aufwand, der sich aus Sicht des IT-Service-Providers aber gelohnt hat. „Das positive Feedback unserer Mitarbeitenden zeigt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben. Wir sind schneller geworden, wir sind transparenter geworden und können uns noch mehr auf unsere Kundenprojekte statt auf administrative Routineaufgaben konzentrieren. Die Kollegen berichten, dass es richtig Spaß macht, mit dem neuen System zu arbeiten“, resümiert Dugas.
