Rohrpostsysteme verbinden bei Aerocom die technische Produktion mit Dienstleistungen. Die Anlagen des Unternehmens aus Schwäbisch Gmünd transportieren unter anderem Blut- und Gewebeproben in Krankenhäusern sowie Materialproben und Kleinteile in Industrie und Handel. Rund 250 Beschäftigte arbeiten für den Hersteller, der in 95 Ländern durch Niederlassungen oder Partner vertreten ist. In Deutschland betreuen mehr als 40 Kundendiensttechniker die Anlagen. Aerocom entwickelt und fertigt die Systeme nicht nur, sondern übernimmt auch Montage, Implementierung und Wartung.

ERP als zentrale Plattform

Für diese Kombination aus Fertigung und Service setzt Aerocom seit 2019 auf das ERP-System von Planat. Bei der Auswahl ließ sich das Unternehmen von der Trovarit AG beraten. „Wir haben uns damals für Planat entschieden und sind damit bis heute außerordentlich zufrieden“, sagt Markus Zorniger, Leiter IT und ERP bei Aerocom. Die Zentrale und sämtliche deutschen Niederlassungen sind angebunden. Planat ERP unterstützt unter anderem CRM, Einkauf, Verkauf und Arbeitsplanung. In der Fertigung dienen Etiketten und Handscanner zur Identifizierung von Baugruppen.

Zur Optimierung der Fertigungsabläufe nutzt Aerocom die Betriebsdatenerfassung von Planat. Eigene Cockpits und Auswertungen liefern Informationen für die tägliche Optimierung. Nach der Einführung des ERP-Systems sollte auch der technische Außendienst digital arbeiten. Bis dahin dokumentierten die Techniker ihre Einsätze auf Rapportzetteln mit bis zu sechs Durchschlägen. Diese wurden für Kunden, technische Büros, Personalabteilung und Abrechnung benötigt. Erst zum Monatsende stellten die Techniker ihre Unterlagen zusammen. Rechnungen konnten daher häufig erst im Folgemonat gestellt werden.

Gesucht war eine mobile Lösung, mit der sich Tätigkeiten und Arbeitszeiten auch ohne Internetverbindung erfassen lassen. Zugleich sollten die Techniker auf die im ERP hinterlegten Kunden- und Anlagendaten zugreifen können. Die bestehende ERP-Plattform sollte dabei das führende System bleiben.

Spezialisierte Lösung, durchgängig

Für die Auswahl der Field-Service-Software zog Aerocom 2023 erneut Trovarit hinzu. Auf Grundlage eines Lastenhefts und nach Workshops mit zwei Anbietern fiel die Wahl auf Adasma von H&S Software Solutions. Ausschlaggebend war neben den Funktionen für Einsatzplanung und mobile Dokumentation insbesondere die Möglichkeit, die Anwendung mit Planat ERP zu verbinden.

Im Sommer 2025 begann die Arbeit an der Schnittstelle, im September wurde Adasma installiert. Der produktive Pilotbetrieb startete im Frühjahr 2026 mit zehn Technikern in Schwäbisch Gmünd und Ulm. Bis September kamen drei weitere technische Büros hinzu. Ab März 2027 sollen sämtliche deutschen Standorte die Lösung nutzen. Für die bereits angebundenen Mitarbeitenden ersetzt nun ein iPad die Papierformulare. Sie erhalten ihre Einsätze digital, dokumentieren Tätigkeiten und übermitteln die Ergebnisse an die Niederlassung. Kunden-, Standort- und Anlagendaten sowie Wartungshistorien stehen unterwegs zur Verfügung, auch offline. Die Stammdaten kommen aus Planat ERP und werden laufend mit Adasma synchronisiert. Erfasste Einsatzdaten werden anschließend in Adasma hochgeladen; freigegebene Stempelzeiten fließen zurück ins ERP.

Auch der Innendienst profitiert: Er kann mit einem Einsatz gleich die vorgesehenen Materialpositionen an die Techniker übermitteln. Störungen werden in Adasma als Tickets erfasst, mit der jeweiligen Anlage verknüpft, priorisiert und zugewiesen. Die Bearbeitung kann aus der Ferne oder direkt beim Kunden erfolgen. Abstimmungen bleiben nachvollziehbar. Die kaufmännische Auftragsbearbeitung findet weiterhin in Planat ERP statt. Dort entstehen aus Angeboten Aufträge, deren Materialpositionen der Innendienst festlegt. Bei Montage- und Serviceaufträgen werden die benötigten Informationen an Adasma übergeben.

Schnellere Abrechnung statt monatlicher Zettelsammlung

Die Umstellung erforderte intensive Schulungen. Viele Techniker waren jahrzehntelang an Papierformulare gewöhnt. Aerocom bezog deshalb den Außendienst und die beteiligten internen Bereiche frühzeitig in Workshops ein. Ein Wiki hilft bei Fragen im Arbeitsalltag.
Inzwischen nutzen viele Techniker die Spracheingabe und Fotodokumentation auf dem iPad. Vor allem entfällt die aufwendige Sammlung der Rapportzettel zum Monatsende. Nach einem Einsatz werden die Daten an die Niederlassung übermittelt. Dort kann die Rechnung bereits am folgenden Tag erstellt werden, statt erst im nächsten Monat. Die Lösung hat sich bei mehr als 700 Außendiensteinsätzen bewährt. Aerocom arbeitet derzeit mit 45 Adasma-Lizenzen für Außen- und Innendienst.

Offene ERP-Schnittstellen als Erfolgsfaktor

Entscheidend für die Umsetzung war die offene Schnittstellenarchitektur von Planat ERP. Die Software bleibt das führende System für Kunden, Ansprechpartner, Anlagen, Artikel und Aufträge. Über Datenbankabfragen und Dateitransfer werden die benötigten Informationen für Adasma bereitgestellt. Aerocom konnte große Teile der Integration selbst umsetzen und zusätzliche Felder im ERP anlegen. So ließ sich die Anbindung schrittweise an die betrieblichen Anforderungen anpassen.

„Wir konnten die Integration tatsächlich in großen Teilen selbst durchführen“, erläutert Zorniger. Wo spezielles ERP-Know-how nötig war, unterstützte Planat, insbesondere bei der Übertragung von Dateien aus der Anlagenverwaltung, etwa Anlagenschemata. Planat und der Adasma-Hersteller stimmten die Schnittstellen direkt miteinander ab. Die anschließende Umsetzung verlief reibungslos. Aus der Zusammenarbeit entstand inzwischen eine Partnerschaft beider Anbieter. Bewusst bleiben die Anwendungen im Innendienst auf getrennten Bildschirmmasken sichtbar. „Die Intelligenz sitzt auch vor dem Rechner“, sagt Zorniger: Mitarbeiter prüfen die Informationen beim Abgleich der Systeme auf Plausibilität. So bleibt die Plausibilitätsprüfung durch den Innendienst trotz des systemübergreifenden Datenaustauschs erhalten.

Die Integration soll weiter ausgebaut werden. Aerocom plant, zusätzliche Einsatzdaten und technische Strukturen aus Adasma ins ERP zurückzuführen und weitere technische Informationen aus Planat ERP für die Servicetechniker bereitzustellen. Für Zorniger zeigt das Projekt, wie sich die bestehende ERP-Landschaft weiterentwickeln lässt: „Das Planat ERP bildet die zentralen Unternehmensprozesse ab und ermöglicht zugleich die Integration spezialisierter Anwendungen. Offene Schnittstellen, eigene Anpassungsmöglichkeiten und die gezielte Unterstützung durch Planat haben sich bei der Erweiterung des mobilen Services bewährt.“