Langfristige Partnerschaften sind in Zeiten dynamischer Märkte und globaler Handelsstrukturen selten geworden. Bei HEPP sind sie bis heute ein fester Teil der Unternehmenskultur. Als Vorreiter für Erste Hilfe erreichte u. a. Hans Hepp, dass Mercedes-Benz seit 1965 alle Fahrzeuge serienmäßig mit einem Verbandkasten ausstattet – bereits drei Jahre bevor die allgemeine Pflicht dazu in Form der DIN 13165 verabschiedet wurde. Neben Mercedes-Benz zählen Ford und VW sowie weitere Automobilhersteller seit Jahrzehnten zu den Stammkunden des Hamburger Unternehmens. Darüber hinaus werden mit Erste-Hilfe-Material und Verbandsstoffen u. a. Vereine und Verbände, Behörden, Apotheken, der Groß-, Fach- und Einzelhandel sowie Pflege- und Notfalldienste beliefert.

Gemeinsame Philosophie

Eine langjährige Partnerschaft verbindet den Erste-Hilfe-Spezialisten auch mit seinem ERP-Partner KUMAVISION. „Der große Unterschied zu den anderen ERP-Anbietern war, dass KUMAVISION uns nicht einfach ein Produkt, sondern eine echte Philosophie verkauft hat. Die Partnerschaft auf Augenhöhe und die gemeinsamen Werte passen einfach für uns – und das seit 20 Jahren“, erklärt Geschäftsführer Christian Beckmann. So verwundert es nicht, dass KUMAVISION wieder mit einem Update der ERP-Lösung beauftragt wurde. „Die Innovationszyklen werden immer kürzer, wie das Beispiel KI deutlich zeigt. Auch wenn unsere bisherige ERP-Software auf Microsoft-Basis absolut stabil lief, wollten wir mit dem Wechsel auf die aktuelle Microsoft-Technologieplattform Dynamics 365 die Zukunftssicherheit unseres Unternehmens stärken“, beschreibt Beckmann die Motivation für das Updateprojekt.

Zeitsparende Referenzprozesse

Die ERP-Branchensoftware KUMAVISION medtec365 basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und wurde von KUMAVISION um Referenzprozesse für Medizinproduktehersteller erweitert, die HEPP vollständig übernehmen konnte. Das Unternehmen spart damit nicht nur zeit- und kostenaufwendige Individualentwicklungen. Die strikte Orientierung am KUMAVISION- und Microsoft-Standard gewährleistet auch die Updatesicherheit des ERP-Systems, sodass neue Versionen und damit neue Funktionen und Technologien direkt verfügbar sind.

Von der Idee zum Produkt

Rund 1,5 Millionen Erste-Hilfe-Sets allein für die Automobilindustrie fertigt HEPP pro Jahr. „Wir begleiten unsere Kunden von der Idee bis hin zum fertigen Produkt und können Klein- und Großserien kurzfristig liefern“, berichtet Beckmann. Eine ausgesprochen hohe Fertigungstiefe am Standort Hamburg ist dabei der Schlüssel zum Erfolg, um individuelle Kundenwünsche mit kurzen Lieferzeiten zu kombinieren. Die ERP-Branchensoftware bildet das Herzstück der vielschichtigen Prozesslandschaft. Das Unternehmen verfügt über eine eigene Weberei für die Herstellung von Verbandmaterial.

Unter Reinraumbedingungen wird auf das in verschiedenen Breiten gewebte Trägermaterial die Kompressen maschinell aufgebracht, in Form von Verbandpäckchen gewickelt und in Spezialpapier verpackt. Am Ende steht die Dampfsterilisation bei ca. 130 °C. Das Verbandmaterial wird auftragsübergreifend auf Vorrat gefertigt, wobei der begrenzten Haltbarkeit von Medizinprodukten durch ein konsequentes FEFO-Prinzip in der ERP-Software Rechnung getragen wird.

Alle Stückzahlen

Die Verbandkästen aus bruchsicherem Kunststoff in verschiedenen Farben fertigt HEPP ebenfalls selbst. Dazu stehen gleich drei Spritzgussmaschinen bereit. Die ERP-Software muss dabei maximale Flexibilität beweisen. Denn Verbandkästen werden sowohl auftragsbezogen nach Kundenvorgaben als auch in Standardgrößen und Standardfarben als Lagerware gefertigt. Flexible Verbandtaschen aus Nylon- oder Polyestermaterial bezieht HEPP von qualifizierten, langjährigen Lieferanten. Mit eigenen Siebdruckmaschinen werden die Verbandkästen und Verbandtaschen anschließend bedruckt, auch hier richtet sich HEPP ganz nach den Wünschen der Kunden. „Zu unseren Stärken gehört es, dass wir sowohl Rahmenverträge mit hunderttausenden Artikeln als auch Kleinserien zuverlässig und pünktlich bedienen, eine ebenso stabile wie flexible ERP-Software ist für uns unverzichtbar“, kommentiert Beckmann.

Individuelle Konfektionierung

Bei HEPP gleicht kein Auftrag dem anderen. Die Einsatzgebiete der Erste-Hilfe-Kits erstrecken sich von Auto und Motorrad über Freizeitaktivitäten bis zu Betrieben. Entsprechend unterschiedlich fällt die Bestückung der Kits aus, was über Stücklisten in der ERP-Software auftragsbezogen gesteuert wird. Eine weitere Herausforderung: Die termingerechte Beschaffung von zugekauften Artikeln wie Scheren oder Handschuhen sowie Warndreiecken oder Warnwesten. Entsprechende Beschaffungsstrategien sind ebenfalls in der ERP-Software hinterlegt. Bei der Konfektion der Verbandkästen und Verbandtaschen arbeitet HEPP seit vielen Jahren auch erfolgreich mit Werkstätten für Menschen mit Handicap zusammen. „So können wir flexibel produzieren und gleichzeitig gesellschaftliche Verantwortung übernehmen“, sagt Beckmann. Je nach Kundenanforderung werden die gepackten Sets am Ende des Produktionsprozesses in Folie staubgeschützt eingeschweißt.

Lückenlose Rückverfolgbarkeit

Als Hersteller von Medizinprodukten der Klasse I und Is muss die Hans Hepp GmbH & Co. KG zahlreiche regulatorische Anforderungen der weltweit geltenden Gesetze für Medizinproduktehersteller erfüllen. An erster Stelle steht dabei die Serien- und Chargennummernrückverfolgung,
welche die gesamte Wertschöpfungskette umfasst. Bei einem einzelnen Verbandpäckchen müssen bereits vier Chargennummern für das verwendete Garn, die Kompresse und die sterile Papierverpackung erfasst werden. „Ein Verbandkasten beinhaltet zahlreiche Artikel, die wir alle ausnahmslos zurückverfolgen müssen. Ohne die umfangreichen Traceability-Funktionen der KUMAVISION-Branchensoftware medtec365 könnten wir diese anspruchsvolle Aufgabe nicht sicher meistern“, berichtet Beckmann. Durch eine gezielte Lieferantenauswahl sowie ein hauseigenes Prüflabor stellt HEPP die konstant gleichbleibende, der Medical Device Regulation entsprechende Qualität der Produkte sicher. Zusätzlich zu den regulatorischen Anforderungen muss HEPP auch die Vorgaben der Automobilindustrie berücksichtigen. Beispielsweise simulieren Klimaschränke extrem heiße und kalte Temperaturen, um sicherzustellen, dass die Verbandmaterialien sommers wie winters steril bleiben, um so auf allen Kontinenten eingesetzt werden können.

Transparenz schafft Sicherheit

Fragt man Beckmann nach dem zentralen Business Outcome des Projekts, fällt sofort der Begriff Transparenz: „Die KUMAVISION-Branchensoftware verschafft mir in kürzester Zeit einen Überblick über alle relevanten Kennzahlen wie Auftragsbestand, Liefertermine oder Liquidität, was für die operative und strategische Unternehmenssteuerung essenziell ist.“ Gleichzeitig steht den Unternehmensbereichen ein integriertes Werkzeug zur Verfügung, das sie transparent durch die einzelnen Auftragsphasen führt. Transparenz ist auch das Motto, mit dem HEPP die Zusammenarbeit mit dem ERP-Partner KUMAVISION auf den Punkt bringt: „Die offene, wertschätzende Kommunikation und ein großes gegenseitiges Verständnis tragen maßgeblich zum beidseitigen Erfolg unserer langjährigen Partnerschaft bei.“