Die AMR GmbH ist spezialisiert auf die Herstellung kundenindividueller Maschinen, Anlagen und Komplettlösungen, die beim Abbau und der Aufbereitung mineralischer Rohstoffe wie Schotter, Kalkstein, Zement oder Gips zum Einsatz kommen. Das Leistungsspektrum des inzwischen weltweit agierenden Unternehmens reicht von der Beratung, Planung und Projektierung über die Konstruktion, Fertigung und Montage bis hin zur Wartung und zum Ersatzteil- und Service-Geschäft der teilweise tonnenschweren Vorbrechanlagen.

Die Internationalisierung des schwäbischen Familienunternehmens nahm spätestens mit dem Eintritt von Berit Müller (4. Generation) in die Geschäftsführung im Jahr 2001 richtig an Fahrt auf. Zugleich konnte der jährliche Umsatz kontinuierlich gesteigert werden – von damals rund vier auf heute bis zu 18 Millionen Euro. Infolge dieser positiven Entwicklung und des sich ausweitenden Projektgeschäfts wurde jedoch irgendwann das Fehlen automatisch ineinandergreifender Abläufe immer offensichtlicher.

Dies lag vor allem an der damaligen Geschäftssoftware, die funktional zu sehr auf den kaufmännischen Bereich ausgerichtet war und zudem nicht an die benachbarten Systeme für CAD (Autodesk Vault) oder das Finanzwesen (Datev) angebunden war. Relevante Kennzahlen zur aktuellen Kostenentwicklung konnte sie nicht bereitstellen.

Alte Software-Landschaft zu limitiert

Berit Müller berichtet, dass ihre Angebots- und Projektkalkulation zu weiten Teilen auf Schätzungen beruhte, was sie angesichts der mehrmonatigen Durchlaufzeiten und der hohen Investitionsvolumina als nicht mehr tragbar ansah. Dass AMR mit der früheren Arbeitsweise an deutliche Grenzen gestoßen war, bestätigt der Einkaufsleiter Tobias Reisbeck: „Unsere Software war nicht in der Lage, vielschichtige Stücklistenebenen darzustellen. Noch gravierender war, dass es wegen der begrenzten Prozessabdeckung und der fehlenden Schnittstellen keinen abteilungsübergreifenden Datenfluss gab. Dies führte dazu, dass beispielweise unsere Arbeitsvorbereitung die CAD-Stücklisten immer händisch übertragen musste.“ Für ihn stand damit ebenso wie für Berit Müller fest, dass der Umstieg auf ein integriertes System mit stärkerem Branchenfokus unumgänglich war.

Eine konkrete Vorstellung davon, wie das potenzielle neue System beschaffen sein sollte, erhielt Tobias Reisbeck während des Besuchs einer Praxisveranstaltung, auf der das ERP-System der ams.Solution AG ausführlich vorgestellt wurde. Die Präsentation des Leistungsumfangs überzeugte ihn, speziell mit Blick auf das Buchungsverhalten, die Materialdisposition und die Stücklistenverwaltung. Dabei war der grundlegende Zuschnitt der Software auf die besonderen Belange eines Einzelfertigers wie AMR immer sichtbar. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse waren sich die Verantwortlichen des Mittelständlers schnell darüber einig, mit ams.erp die bisherigen Defizite in der Projektabwicklung beheben zu können, sodass die Entscheidung für die ams-Implementierung im Herbst 2020 fiel.

Dass es bis zum Echtstart danach noch rund anderthalb Jahre dauerte, war dem Umstand des Umzugs an einen neuen Firmenstandort geschuldet. Die Maschinen im laufenden Betrieb umzuziehen und gleichzeitig eine neue Geschäftssoftware einzuführen, war für Berit Müller aus Kapazitätsgründen keine Option. Der positive Nebeneffekt des nachgelagerten ERP-Projekts bestand jedoch darin, dass an dem neuen Standort von Beginn an ein logistisch sauberer Durchlauf etabliert wurde, den die ams-Berater gemeinsam mit den Key Usern im System abbilden konnten.

Dies zeigt sich u. a. bei der Lagerverwaltung, wo seit der ERP-Implementierung Barcode-Scanner zum Einsatz kommen. Neben dem Material für das mehrere hundert Quadratmeter große Blechlager wird auch das Kleinteilelager mit seinen Kardexregalen über ams.erp verwaltet und mittels der Handscanner ein- und ausgebucht. Dadurch gestaltet sich nicht nur die Bestandsführung viel strukturierter, auch die Inventur wurde immens erleichtert.

Datendurchgängigkeit sorgt für Transparenz

Für Einkaufsleiter Tobias Reisbeck liegt der alles entscheidende Vorteil der neuen Software in der Durchgängigkeit der Daten, die erstmals einen Überblick über den gegenwärtigen Stand der Auftragsabwicklung verschafft. Die Logik der durchgehenden Datenhaltung erforderte allerdings die Abkehr von einigen gewohnten Arbeitsweisen. Während es früher beispielsweise gängige Praxis war, Rechnungen im Nachhinein anpassen zu können oder einen Auftrag nach dem Schreiben der Rechnung noch einmal komplett umzustellen, lassen sich Rechnungen heute immer erst nach Auftragsabschluss anfertigen. Weiterhin ist erstmals für jede Auslieferung ein Lieferschein obligatorisch. Dadurch erhöht sich die abteilungsübergreifende Prozesssicherheit immens, was mittlerweile auch die Belegschaft honoriert: „Für mich ist ganz entscheidend, dass nun über alle Abteilungen hinweg nachvollziehbar ist, welche auftragsbezogenen Tätigkeiten ausgeführt wurden. Dies war mit dem alten System absolut unmöglich“, bekräftigt Tobias Reisbeck.

Als wesentliche Erleichterung erachtet der Einkaufsleiter die automatisierte Schnittstelle zum CAD-Programm Autodesk Vault, die die kompletten Stücklisten mitsamt aller Stücklistenpositionen direkt in ams.erp überträgt. Ebenso wichtig ist für ihn die Möglichkeit der systemgestützten Materialdisposition. Die Vorgänger-Software besaß keinerlei Materialwirtschaft, was bedeutete, dass jeweils gegen Jahresende rückwirkend ausgebucht werden musste – mit dem entsprechenden Potenzial für Fehler und Ungenauigkeiten. Aus Sicht von Geschäftsführerin Berit Müller stechen die vielfältigen Kalkulationsmöglichkeiten heraus. Die Angebotskalkulation läuft heute komplett über das System, wodurch die Angebote viel genauer sind als zuvor, als die einzelnen Positionen zur Maschinenauslegung oder zum Material in langen Excel-Listen verglichen wurden. „Früher haben wir Pi mal Daumen gerechnet, wohingegen wir heute mit Kostenstellen, Kostenarten sowie Zuschlagsätzen arbeiten“, so die Firmenchefin.

Exakte Kalkulation statt Schätzungen

Dank der exakten mitlaufenden Kalkulation verfügt die Geschäftsführerin im späteren Projektverlauf jederzeit über tagesaktuelle Kennzahlen, während sie die Wirtschaftlichkeit von Aufträgen zuvor immer erst nach deren Abschluss nachvollziehen konnte. Dies war vor allem in großen Projekten im Drei- oder Vier-Millionen-Euro-Bereich mit Laufzeiten von anderthalb Jahren risikoreich, denn es war nie wirklich klar, welches Ergebnis letztlich herauskam. „Wenn ich demgegenüber heute im Projektverlauf abzusehende Mehrkosten erkenne, kann ich entsprechende Maßnahmen ergreifen: beispielsweise das Gespräch mit den Auftraggebern zu suchen, wenn für nachträgliche Änderungen zusätzliche Kosten anfallen“, führt Berit Müller aus. Derlei kundenbedingte Änderungen im laufenden Fertigungsprozess kommen regelmäßig vor und werden über die für die Losgröße 1+ unabdingbare Funktionalität der wachsenden Stückliste aufgefangen, die die neue ERP-Software von Hause aus mitbringt. Das Arbeiten mit mehreren Stücklistenebenen und die Möglichkeit des konstruktionsbegleitenden Anpassens der Stücklisten bringen laut der Firmenchefin immense Vorteile mit sich.