Die PS voll auf die Straße bringen

Als Partner für Kfz-Werkstätten, Reifenhändler und Autohäuser überzeugt der Großhändler Best4Tires seit vielen Jahrzehnten seine Kunden durch kurze Lieferzeiten, eine hohe Warenverfügbarkeit und ein kundenzentriertes Auftreten auf verschiedenen Verkaufskanälen. Mit der Einführung einer neuen, auf Microsoft Dynamics 365 basierenden, ERP-Software am Standort Bernau bei Berlin stellt das mittelständische Unternehmen sicher, dass Reifen, Felgen und Kompletträder in kürzester Zeit die Kunden erreichen.

Wenn ein Unternehmen einen Marktbegleiter übernimmt, stellt sich früher oder später zwangsläufig die Frage nach dem Umgang mit der vorhandenen IT-Infrastruktur. Was in der Vergangenheit gut funktioniert hat, muss nicht zwangsläufig auch zukünftig unter neuen Rahmenbedingungen gut funktionieren. Als Best4Tires 2022 den Marktbegleiter 1a Berlin Tyre übernahm, stand CIO Wojciech Specht mit den ERP-Projektleitern David zur Hausen und Daniel Eutebach vor derselben Entscheidung: „Die Systemlandschaft war zwar für den Standort Bernau passend, bot aber nicht zuletzt durch ihr Alter wenig Zukunftssicherheit für unseren Wachstumskurs“. Die damalige Prozesslandschaft beinhaltete viele manuelle, mitunter zeitaufwendige Schritte, die sich mit der damaligen ERP-Software nicht weiter optimieren ließen. Mit einer neuen ERP-Lösung verfolgte Best4Tires die klare Zielsetzung, die Wettbewerbsfähigkeit in Bernau nachhaltig zu stärken. „Wir wollten schneller, sicherer und skalierbarer werden“, fasste Wojciech Specht zusammen. Im Fokus stand dabei die Strategie, papierbasierte Prozesse konsequent zu digitalisieren und zeitaufwendige, manuelle Tätigkeiten zu automatisieren. Im Mittelpunkt der Digitalisierungsstrategie steht dabei die neue ERP-Branchensoftware KUMAVISON trade365 auf Basis Microsoft Dynamics 365.

5 Gründe für die Cloud

Bei Vertragsabschluss war ursprünglich eine lokale Installation (On-Premises) geplant, Best4Tires zog aber schnell die im Vertrag enthaltene Option für das cloud-basierte Betreibermodell Software as a Service (SaaS). „KUMAVISION hat sich sehr stark für SaaS eingesetzt. Nachdem Voraussetzungen wie ein Glasfaseranschluss gegeben waren, haben uns die Vorteile voll überzeugt“, erinnern sich Daniel Eutebach und David zur Hausen. Best4Tires profitiert dabei gleich von fünf Vorteilen: einfache Skalierbarkeit, ein immer aktuelles System durch monatliche Updates, mehr neue Features im Vergleich zu einer lokalen Installation, ein höheres Sicherheitsniveau, keine hohen Anfangsinvestitionen für den Kauf von Hard- und Software und damit geringere Projektkosten.

Mehr als ein IT-Projekt

Für Best4Tires war die ERP-Einführung weit mehr als ein reines IT-Projekt. Im Rahmen der digitalen Transformation wurde die gesamte Prozesslandschaft konsequent auf den Prüfstand gestellt. „Unser Ziel war es nicht, Prozesse eins zu eins zu digitalisieren, sondern diese zunächst zu hinterfragen, zu vereinfachen und das Unternehmen insgesamt zukunftsfähig aufzustellen“, betonte Wojciech Specht. Dabei zeigte sich sehr schnell: Die historisch gewachsenen, stark individualisierten Abläufe waren eine der größten Hürden im Projekt. Viele Prozesse hatten sich über Jahre hinweg etabliert, waren jedoch nicht mehr zeitgemäß oder effizient – was die Umstellung auf standardisierte, durchgängige Abläufe erheblich erschwerte. Im Rahmen dieses umfassenden Change-Prozesses war daher eine klare Orientierung an den Best-Practice-Prozessen von KUMAVISION trade365 ausdrücklich gewünscht. „Der KUMAVISION-Standard hat unsere Anforderungen insgesamt sehr gut abgedeckt. Besonders schätzen wir die Flexibilität, die Branchensoftware über Parameter gezielt an unsere Bedürfnisse anzupassen – ohne tief in die Kernprozesse einzugreifen und damit die langfristige Updatefähigkeit aufs Spiel zu setzen“, so die beiden Projektverantwortlichen.

Wachstum durch Skalierbarkeit

Der Reifenhandel ist ein Saisongeschäft. Ab Oktober vervielfacht sich das Auftragsvolumen, bis zu 5.000 Bestellungen pro Tag sind dabei eher die Regel als die Ausnahme. Umso wichtiger war es Best4Tires, dass die neue ERP-Lösung durch eine umfassende Skalierbarkeit maximale Unterstützung bietet. Digitale Bestellungen werden automatisch im ERP-System angelegt. Stehen die relevanten Parameter wie z. B. die Verfügbarkeit der Reifen auf grün, wird automatisch der Auftrag freigegeben und die Kommissionierung des Auftrags im Lager gestartet sowie die Rechnungsstellung im Hintergrund vorbereitet. „Dank der Skalierbarkeit der ERP-Software macht es in solchen Fällen für den Innendienst keinen großen Unterschied, ob 100, 1.000 oder 5.000 Bestellungen an einem Tag eintreffen“, bringt Daniel Eutebach den Effizienzgewinn auf den Punkt. Wertvolles Skalierungspotenzial bietet zudem die Dropshipping-Unterstützung. Best4Tires kann dadurch praktisch ohne zusätzliches Personal Reifen und Felgen verkaufen, ohne diese selbst lagern oder versenden zu müssen. Auch die Finanzbuchhaltung profitiert von skalierbaren Prozessen wie etwa der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

500.000 Preisaktualisierungen

Weiteres Wachstum durch Skalierung eröffnet die Beteiligung an weiteren B2B-Plattformen und Online-Marktplätzen. Best4Tires legt daher großen Wert auf eine möglichst einfache und schnelle Integration neuer Verkaufskanäle. Eine besondere Herausforderung stellt dabei die für die Reifenbranche charakteristische hohe Anzahl an Preisaktualisierungen dar. „Wir kalkulieren rund 500.000 Preise alle 15 Minuten neu und aktualisieren diese Preise auf über 50 Portalen und Onlineshops. Nur durch kontinuierliche und schnelle Preisanpassungen können wir sicherstellen, jederzeit wettbewerbsfähige Konditionen anzubieten, Margen zu sichern und flexibel auf Marktentwicklungen zu reagieren.“, berichten die Projektleiter. Unverzichtbar für den Reifenspezialist ist eine ausgezeichnete Qualität der Stammdaten und ein zeitsparender Umgang mit den zahlreichen Varianten in der Branchensoftware – schließlich sind manche Reifenmodelle in mehr als 200 Ausprägungen verfügbar.

Effizienz auf Lager

Eine Belieferung innerhalb von 24 Stunden ist für Best4Tires selbstverständlich und ein echter Wettbewerbsvorteil. Mit einer eigenen Flotte von Transportern stellt der Großhändler an allen Standorten eine zeitnahe Belieferung der Kunden in der jeweiligen Region sicher. Dazu kommen weitere Bestellungen, die über Paketdienstleister und Speditionen ausgeliefert werden. Es lag daher nahe, dass der Schwerpunkt der Arbeit auf den zentralen Bereich Lager und Logistik gelegt wurde: „Gerade hier hat die Digitalisierung enormes Effizienzpotenzial freigesetzt. Vom Waregang über die Kommissionierung bis zum Warenausgang sind wir heute nicht nur schneller, sondern auch deutlich sicherer aufgestellt“, berichten die Projektleiter. Die teilweise gewachsenen, papierlastigen Prozesse wurden in der neuen ERP-Branchensoftware wieder entzerrt und durchgehend digitalisiert. Dazu kommt die Einführung von Scannern und mobilen Devices für die Kommissionierung. Das ERP führt die Mitarbeitenden dabei mit klaren Anweisungen durch die Prozessschritte. Die so gewonnene Standardisierung sorgt nicht nur für ein deutliches Plus an Geschwindigkeit, sondern senkt auch die Fehlerquote. Gleichzeitig wird die Einarbeitung neuen Personals deutlich vereinfacht. Um die unterschiedlichen Versandwege möglichst variabel miteinander zu kombinieren, entschied sich Best4Tires in diesem Bereich für eine Anpassung der ERP-Software: „Das wäre zwar auch mit dem KUMAVISION-Standard gegangen, aber wir wollten unsere Alleinstellungsmerkmale hier ohne Kompromisse optimal abbilden“, ergänzen die Projektleiter.